Projektrollen in der Firmenverwaltung

Auf der Seite Projektrollen definierst du firmenweite Rollen-Vorlagen mit genau festgelegten Lese- und Schreibrechten. Diese Rollen sind ausschließlich Vorlagen. Sie werden übernommen, sobald ein Mitarbeiter oder Kontakt zu einem Projekt hinzugefügt wird und nicht laufend mit bereits zugewiesenen Projektmitgliedern synchronisiert.

Wer sieht und bearbeitet diese Seite

Nur Firmen-Admins können Rollen anlegen, bearbeiten, löschen oder Rechte ändern – diese Prüfung erfolgt zusätzlich serverseitig und kann nicht umgangen werden. Ohne Admin-Recht siehst du die Übersicht nur lesend.

Aufbau der Ansicht

Statt einer klassischen Tabelle siehst du eine Matrix: In der ersten Spalte stehen die einzelnen Rechte, in den weiteren Spalten die Rollen. Passen nicht alle Rollen auf den Bildschirm, blätterst du über die Pfeil-Symbole links/rechts horizontal durch die Spalten. Es gibt hier kein Spalteneinstellungs-Menü zum Ein-/Ausblenden oder Sortieren wie bei anderen Tabellen in der App – die Reihenfolge ist fest: zuerst die vier Standardrollen, danach deine eigenen Rollen nach Erstellungsdatum.

Standardrollen

Vier feste Basisrollen stehen immer zur Verfügung und können weder umbenannt noch gelöscht noch in ihren Rechten verändert werden:

• Projektleiter - alle Rechte aktiv

• Mitwirkender - typische Mitarbeiterrechte

• Subunternehmer - stark eingeschränkt (u. a. Ticket erstellen, Status ändern, Team lesen)

• Beobachter - ausschließlich Leserechte, keine Schreibrechte

Ein €-Symbol neben dem Namen zeigt dir per Tooltip, ob eine Rolle in deinem aktuellen Tarif kostenlos nutzbar ist (Subunternehmer und Beobachter sind das) oder ob sie kostenpflichtig ist.

Eigene Rolle anlegen

Über den runden Plus-Button unten rechts öffnest du den Anlegen-Dialog. Du vergibst einen eindeutigen Namen (darf nicht mit einem Namen einer Standardrolle kollidieren) und wählst eine der drei Basisrollen (Projektleiter, Mitwirkender, Subunternehmer) als Ausgangspunkt. Die neue Rolle übernimmt zunächst exakt die Rechte dieser Basis. Du kannst sie danach frei anpassen.

Eigene Rolle bearbeiten

Über das „⋮“-Menü einer selbst erstellten Rolle kannst du sie umbenennen. Diese Bearbeitungsoption gibt es ausschließlich bei eigenen, von einer Basisrolle abgeleiteten Rollen. Bei den vier Standardrollen ist im Menü nur die Mitglieder-/Kontaktzuweisung verfügbar.

Rechte ändern

In der Matrix schaltest du pro eigener Rolle einzelne Rechte per Schalter ein oder aus. Es gibt Leserechte (Pläne, Tickets, Journale, Team, Projekteinstellungen) sowie fein gegliederte Schreibrechte in den Kategorien Pläne, Tickets, Team, Dateien, Projekt und Zeiterfassung – zum Beispiel Ticket erstellen, Ticket-Status/-Titel/-Typ ändern, Beobachter hinzufügen, Nutzer einladen/entfernen, Genehmigungen freigeben und viele weitere Einzelrechte.

Zwei Besonderheiten: Aktivierst du das Recht „alle Tickets ändern“, werden alle darunterliegenden Ticket-Einzelrechte automatisch als aktiv angezeigt und lassen sich einzeln nicht mehr abschalten. Aktivierst du „Tickettyp ändern“, kannst du zusätzlich auswählen, für welche konkreten Tickettypen dieses Recht gelten soll (leer/alle ausgewählt bedeutet keine Einschränkung).

Wichtig - nur eine Vorlage, keine Live-Synchronisation: Eine Rolle ist eine reine Vorlage. Änderst du ihre Rechte, wirkt sich das ausschließlich auf Personen aus, die dieser Rolle ab jetzt neu zu einem Projekt hinzugefügt werden. Mitarbeiter oder Kontakte, die bereits vorher mit dieser Rolle in ein Projekt eingeladen wurden, behalten ihre zum Zeitpunkt der Zuweisung übernommenen Rechte unverändert – ihre projektspezifische Rolle wird durch eine spätere Änderung der Vorlage nicht automatisch aktualisiert. Willst du die Rechte bereits zugewiesener Mitglieder anpassen, musst du das direkt im jeweiligen Projekt in der dortigen Team-Verwaltung tun.

Rolle löschen

Über das „⋮“-Menü einer eigenen Rolle löschst du sie nach einer Sicherheitsabfrage. Ist die Rolle noch mindestens einem Mitarbeiter oder Kontakt zugewiesen, wird das Löschen zunächst verweigert; du bekommst stattdessen die Möglichkeit, das Löschen ausdrücklich zu erzwingen. Bestätigst du das, verlieren alle betroffenen Personen ihre Rollenzuweisung vollständig (sie haben danach keine Projektrolle mehr, bis du ihnen manuell eine neue zuweist), und erst danach wird die Rolle selbst entfernt. Standardrollen lassen sich generell nicht löschen.

Mitarbeiter oder Kontakt zuweisen

Über „Mitarbeiter oder Kontakt auswählen“ im „⋮“-Menü jeder Rolle (auch bei Standardrollen) öffnest du eine Mehrfachauswahl mit deinen Firmenmitarbeitern und externen Kontakten. Hier legst du fest, wem diese Rolle als Vorlage zugewiesen ist. Diese Zuweisung selbst bestimmt noch nicht die konkreten Rechte in einem laufenden Projekt. Sie wird erst wirksam, sobald die jeweilige Person tatsächlich zu einem Projekt hinzugefügt wird; zu diesem Zeitpunkt werden die aktuellen Rechte der Rolle einmalig als Ausgangspunkt für die projektspezifische Rolle der Person übernommen.