Berichtsvorlagen in der Firmenverwaltung

Auf dieser Seite verwaltest du eigene Vorlagendateien, die deine Firma für die Erstellung von Ticketberichten, Tagesberichten und Projektberichten nutzt.

Du findest diese Seite im Firmenbereich links im Menü als Eintrag Berichtsvorlagen.

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Vorlage anlegen

Über den runden Plus Button unten rechts öffnest du den Anlege Dialog. Du vergibst einen eindeutigen Namen, wählst den Vorlagentyp Ticket, Tagesbericht oder Projekt, und lädst deine eigene Word oder PDF Vorlagendatei mit Platzhaltern hoch. Der Vorlagentyp lässt sich nicht mehr ändern, sobald du eine Datei hochgeladen hast. Nur beim Typ Ticket kannst du zusätzlich eigene Zusatzfelder für den Bericht anlegen, per Ziehen aus einer Palette hinzufügen, bearbeiten, löschen und in der Reihenfolge anpassen, etwa Zahl, Text, Datum, Datumsbereich, Liste oder Mehrfachauswahl.

Auswirkung auf andere: Eine neue Vorlage steht sofort allen Firmenmitgliedern zur Auswahl, sobald sie an anderer Stelle einen entsprechenden Bericht erstellen.

Vorlage bearbeiten oder Datei ersetzen

Über das Stift Symbol in einer Tabellenzeile öffnest du denselben Dialog mit den bestehenden Daten. Über den Upload Button ersetzt du die hinterlegte Datei durch eine neue.

Ersetzt du die Datei, nutzen künftig erstellte Berichte automatisch die neue Datei; bereits erzeugte Berichte, also fertige PDF oder Word Dateien, bleiben davon unberührt und ändern sich nicht nachträglich.

Vorlage herunterladen

Über das Download Symbol lädst du die aktuell hinterlegte Vorlagendatei mit ihrem Originaldateinamen herunter.

Vorlage löschen

Über das Papierkorb Symbol entfernst du eine Vorlage nach einer Sicherheitsabfrage. Wird diese Vorlage an anderer Stelle, etwa in einem Ticket, Projekt oder Tagesbericht, aktuell als Auswahl verwendet, prüft die App das beim Löschen nicht automatisch. Die Berichtserstellung an dieser Stelle kann danach fehlschlagen, wenn die gewählte Vorlage nicht mehr existiert. Prüfe deshalb vorher, ob die Vorlage noch benötigt wird.

Beispielvorlagen

Im Anlege Dialog findest du einen Button, über den du Beispielvorlagen als ZIP Datei von der upmesh Webseite herunterladen kannst, als Ausgangspunkt für eigene Vorlagen.

Der Infodialog: Platzhalter Syntax

Über das Info Symbol neben der Überschrift öffnest du einen Dialog, der dir erklärt, wie du eine eigene Vorlagendatei mit Platzhaltern baust. Wichtig zu wissen: Dieser Dialog erklärt nicht den Ablauf, wie ein Nutzer später im Ticket, Projekt oder Tagesbericht auf Bericht erstellen klickt, das läuft über eigene Dialoge an diesen Stellen. Der Infodialog ist eine reine Referenz für die Syntax, die deine Word oder PDF Vorlage verstehen muss:

• Struktur Tab: erklärt die grundlegenden Bausteine, etwa einen Wert einfügen, ein Bild einfügen, Schleifen über Listen mit FOR und END FOR, Bedingungen mit IF und END IF, sowie Datumsformatierung.

• Tabs Ticket, Bericht und Projekt: durchsuchbare Listen aller verfügbaren Platzhalter Variablen für den jeweiligen Vorlagentyp, gruppiert nach Themen wie Allgemein, Ticket, Plan, Kommentare, Dateien oder Bilder, inklusive deiner in der Firma konfigurierten Zusatzfelder. Ein Klick auf einen Eintrag kopiert die passende Variable direkt in deine Zwischenablage, sodass du sie in deine Vorlagendatei einfügen kannst.

Tabelle: Spalten und Einstellungen

Die Tabelle zeigt: Name, Ersteller, Erstellungsdatum und Vorlagentyp. Die Spalte Vorlagentyp ist sortierbar.

Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der Tabelle auf das drei Punkte Symbol und wähle Tabelleneinstellungen. Dort blendest du Spalten ein oder aus und passt Reihenfolge und Breite an.

Speicherung: Diese Einstellungen werden nur lokal auf deinem Gerät gespeichert und wirken sich nicht auf andere Firmenadmins oder andere Tabellen an anderer Stelle der App aus.