Tijdregistratie instellen

Tijdregistratie in upmesh instellen – de eerste stappen

Als loonadministrateur wil je de werktijden van je medewerkers nauwkeurig, traceerbaar en facturatieklaar registreren in upmesh. Dit artikel leidt je door de belangrijkste stappen, zodat de tijdregistratie vanaf het begin vlekkeloos verloopt.

1. Voorwaarden controleren

Voordat je begint, zorg er dan voor dat je de juiste rechten hebt:

• Je hebt in je bedrijf de rol Administrator nodig om de bedrijfsinstellingen en de tijdregistratie in te stellen.

• Je medewerkers hebben een licentie nodig die past bij de tijdregistratie. Alleen tijdregistratoren komen in aanmerking met de rol Tijdregistrator, terwijl medewerkers met volledige functionaliteit een Volle licentie nodig hebben.

Tip: Maak vroegtijdig duidelijk wie alleen tijden moet registreren en wie daarnaast met projecten en Tickets werkt. Dit bespaart licentiekosten.

2. Bedrijfsbeheer openen

De centrale aansturing voor de tijdregistratie vind je in het Bedrijfsbeheer. Open daar het gedeelte Tijdregistratie of de Bedrijfsinstellingen. Hier stel je de basisregels vast die voor alle medewerkers gelden.

3. Werktijdmodellen, activiteiten en toeslagen vaststellen

Zodat de geregistreerde tijden correct in de loonadministratie worden verwerkt, definieer je eerst de randvoorwaarden:

• Werktijdmodellen – de beoogde tijden per werkdag inclusief de dagelijkse pauze. Je kunt meerdere modellen aanmaken en een standaardmodel instellen.

• Activiteiten – de categorieën waarop je medewerkers hun tijd boeken (zie het volgende gedeelte).

• Kostenplaatsen – optioneel, als je tijden aanvullend op kostenplaatsen wilt boeken.

• Toeslagen – bijvoorbeeld voor nacht-, weekend- of feestdagwerk. (Overuren hoef je niet te configureren – upmesh berekent deze automatisch op basis van de geregistreerde uren ten opzichte van de beoogde tijd.)

Stel deze waarden eenmalig nauwkeurig in – ze vormen de basis voor elke latere evaluatie.

Activiteiten, activiteitstypen en Afwezigheden

Tijden worden in upmesh geboekt op Activiteiten. Elke activiteit heeft een Activiteitstype dat bepaalt hoe de tijd wordt behandeld en of deze als productief wordt beschouwd. Beschikbare activiteitstypen zijn o.a.:

• Werktijd (productief)

• Vakantie

• Ziek

• Afbouw van overuren

• Korttijdige werkonderbreking

• Winterstop

• Bijscholing

• Diversen

Afwezigheden (bijv. vakantie of ziekte) zijn in upmesh een eigen proces dat verschilt van het stempelen van de werktijd: in plaats van komen/gaan voer je of de medewerker een periode in en kies je de passende Activiteit (met een niet-productief activiteitstype zoals Vakantie of Ziek). De reden van afwezigheid komt dus voort uit de toegewezen activiteit – er is geen apart veld "Reden van afwezigheid".

Tip: Maak slechts zoveel activiteiten aan als je echt nodig hebt voor de facturatie en evaluatie. Te veel categorieën maken de registratie onoverzichtelijk voor je medewerkers.

4. Feestdagen & regio's instellen

Feestdagen beïnvloeden de beoogde tijden en feestdagtoeslagen – en ze zijn niet overal gelijk. In upmesh stel je dit in via Regio's:

• Regio's aanmaken – maak de regio's aan die je nodig hebt (bijv. voor verschillende locaties of provincies). Een regio heeft een naam en een land. upmesh schrijft geen provincies voor – je definieert de regio's zelf.

• Feestdagen aanmaken en regio's toewijzen – maak je feestdagen aan (datum, omschrijving) en wijs deze toe aan één of meerdere regio's. Zo geldt bijvoorbeeld Corpus Christi alleen in de regio's waar het daadwerkelijk een vrije dag is.

• Regio toewijzen aan medewerker – wijs elke medewerker zijn/haar regio toe. Hij/zij krijgt dan precies de feestdagen die voor zijn/haar regio zijn vastgelegd.

Tip: Onderhoud de feestdagen aan het begin van het jaar en controleer de regio-toewijzing van je medewerkers. Ontbrekende feestdagen of verkeerde regio's leiden tot foutieve beoogde uren.