Zeiterfassung einrichten

Zeiterfassung in upmesh einrichten – die ersten Schritte

Als Lohnabrechner willst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter sauber, nachvollziehbar und abrechnungsfertig in upmesh erfassen. Dieser Artikel führt dich durch die wichtigsten Schritte, damit die Zeiterfassung von Anfang an rundläuft.

1. Voraussetzungen prüfen

Bevor du loslegst, stelle sicher, dass du die passenden Rechte hast:

• Du brauchst in deiner Firma die Rolle Administrator, um die Firmeneinstellungen und die Zeiterfassung einzurichten.

• Deine Mitarbeiter benötigen eine Lizenz, die zur Zeiterfassung passt. Reine Zeiterfasser kommen mit der Rolle Zeiterfasser aus, während Mitarbeiter mit vollem Funktionsumfang eine Volllizenz brauchen.

Tipp: Kläre früh, wer nur Zeiten erfassen soll und wer darüber hinaus mit Projekten und Tickets arbeitet. Das spart Lizenzkosten.

2. Firmenzentrale öffnen

Die zentrale Steuerung für die Zeiterfassung findest du in der Firmenzentrale. Öffne dort den Bereich Zeiterfassung bzw. die Firmeneinstellungen. Hier legst du die Grundregeln fest, die für alle Mitarbeiter gelten.

3. Arbeitszeitmodelle, Tätigkeiten und Zulagen festlegen

Damit die erfassten Zeiten korrekt in die Lohnabrechnung fließen, definierst du zuerst die Rahmenbedingungen:

• Arbeitszeitmodelle – Soll-Zeiten pro Wochentag inkl. der täglichen Pause. Du kannst mehrere Modelle anlegen und ein Standardmodell festlegen.

• Tätigkeiten – die Kategorien, auf die deine Mitarbeiter ihre Zeit buchen (siehe nächster Abschnitt).

• Kostenstellen – optional, wenn du Zeiten zusätzlich auf Kostenstellen buchen willst.

• Zulagen – z. B. für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit. (Überstunden musst du nicht konfigurieren – upmesh berechnet sie automatisch aus den erfassten Stunden gegen die Soll-Zeit.)

Lege diese Werte einmal sauber an – sie sind die Grundlage jeder späteren Auswertung.

Tätigkeiten, Tätigkeitsarten und Abwesenheiten

Zeiten werden in upmesh auf Tätigkeiten gebucht. Jede Tätigkeit hat eine Tätigkeitsart, die steuert, wie die Zeit behandelt und ob sie als produktiv gewertet wird. Verfügbare Tätigkeitsarten sind u. a.:

• Arbeitszeit (produktiv)

• Urlaub

• Krank

• Überstundenabbau

• Kurzarbeit

• Winterausfall

• Weiterbildung

• Sonstiges

Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Krankheit) sind in upmesh ein eigener Vorgang, der sich vom Stempeln der Arbeitszeit unterscheidet: Statt Kommen/Gehen trägst du bzw. der Mitarbeiter einen Zeitraum ein und wählt die passende Tätigkeit (mit einer nicht-produktiven Tätigkeitsart wie Urlaub oder Krank). Der Grund der Abwesenheit ergibt sich also aus der zugeordneten Tätigkeit – es gibt kein separates Feld „Abwesenheitsgrund".

Tipp: Lege nur so viele Tätigkeiten an, wie du für Abrechnung und Auswertung wirklich brauchst. Zu viele Kategorien machen die Erfassung für deine Mitarbeiter unübersichtlich.

4. Feiertage & Regionen einrichten

Feiertage beeinflussen Soll-Zeiten und Feiertagszulagen – und sie gelten nicht überall gleich. In upmesh bildest du das über Regionen ab:

• Regionen anlegen – lege die Regionen an, die du brauchst (z. B. für unterschiedliche Standorte oder Bundesländer). Eine Region hat einen Namen und ein Land. upmesh gibt keine Bundesländer vor – du definierst die Regionen selbst.

• Feiertage anlegen und Regionen zuordnen – lege deine Feiertage an (Datum, Bezeichnung) und ordne sie einer oder mehreren Regionen zu. So gilt z. B. Fronleichnam nur in den Regionen, in denen er tatsächlich frei ist.

• Region je Mitarbeiter zuweisen – ordne jedem Mitarbeiter seine Region zu. Er bekommt dann genau die Feiertage, die für seine Region hinterlegt sind.

Tipp: Pflege die Feiertage einmal zu Jahresbeginn ein und prüfe die Regionszuordnung deiner Mitarbeiter. Fehlende Feiertage oder falsche Regionen führen sonst zu falschen Soll-Stunden.

5. Mitarbeiter anlegen und zuordnen

Füge deine Mitarbeiter in der Firmenzentrale hinzu und weise jedem:

• die passende Rolle (z. B. Zeiterfasser),

• das passende Arbeitszeitmodell,

• die passende Region und

• gegebenenfalls eine Gruppe zu.

So bekommt jeder Mitarbeiter automatisch die richtigen Regeln für seine Zeiterfassung.

6. Projekte für die Zeiterfassung vorbereiten

Deine Mitarbeiter buchen ihre Zeiten in der Regel auf Projekte. Stelle sicher, dass die relevanten Projekte angelegt sind und die Mitarbeiter darauf Zugriff haben. So lassen sich Arbeitszeiten später projektbezogen auswerten – praktisch für Nachkalkulation und Abrechnung.

7. Zeiten erfassen (lassen)

Jetzt kann es losgehen. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten:

• mobil per App – Kommen/Gehen stempeln oder Zeiten manuell eintragen,

• am Web-Client – für nachträgliche Eingaben und Korrekturen.

Als Lohnabrechner behältst du dabei den Überblick über alle Buchungen.

8. Zeiten prüfen und freigeben

Kontrolliere die erfassten Zeiten regelmäßig:

• Fehlende oder auffällige Buchungen erkennst du in der Übersicht.

• Korrekturen kannst du vornehmen oder von den Mitarbeitern anfordern.

• Geprüfte Zeiten gibst du frei, damit sie in die Abrechnung übernommen werden können.

9. Für die Lohnabrechnung exportieren

Zum Schluss exportierst du die freigegebenen Zeiten für dein Lohnprogramm. upmesh unterstützt mehrere Formate gängiger Lohnsysteme – darunter DATEV, Lohn und Gehalt, Addison, BRZ, GDI, Novaline und VRG – sowie einen generischen CSV-Export. Damit sind die erfassten Stunden, Zulagen und Tätigkeiten abrechnungsfertig.