Zeiterfassungsseite

Auf der Seite Zeiterfassung siehst und erfasst du deine Arbeitszeiten, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) und Zusatzleistungen (Zuschläge) für einen wählbaren Zeitraum.

Wer sieht was

Standardmäßig siehst und bearbeitest du hier nur deine eigenen Buchungen. Wenn du Lohnbuchhalter bist oder Führungs-/Gruppenrechte für andere Mitarbeiter hast, kannst du über den Filter zusätzlich Buchungen deiner Gruppe, deiner unterstellten Mitarbeiter oder aller Mitarbeiter einsehen und bearbeiten.

Zeitraum wählen und Ansicht wechseln

Über den Kalender oben wählst du den angezeigten Zeitraum (z. B. Monat). Zusätzlich stehen dir zwei unabhängige Umschalter zur Verfügung:

• Einzeleinträge / Tagesansicht – entweder jede Buchung als eigene Zeile, oder pro Tag und Mitarbeiter aggregiert (Soll-/Ist-Zeit, Differenz).

• Liste / Tabelle / Zeitleiste – drei Darstellungsformen, wobei die Zeitleiste die Buchungen kalenderartig visualisiert.

Beide Einstellungen sowie der zuletzt gewählte Zeitraum werden lokal auf deinem Gerät gespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt – das betrifft nur dich, nicht andere Nutzer.

Filtern

Über das Filter-Symbol öffnest du einen Dialog, in dem du u. a. nach Mitarbeiter ("Meine Zeiten"/"Meine Gruppe"-Schnellauswahl, falls berechtigt), Kostenstelle, Projekt, Aufgabe oder Buchungsart filtern kannst. Ein aktiver Filter wird farblich hervorgehoben.

Zeit erfassen

Über den runden Plus-Button unten rechts stehen dir je nach Berechtigung folgende Aktionen zur Verfügung:

• Zeit erfassen – startet sofort eine laufende Zeiterfassung ohne Endzeit (Timer).

• Zeit nachtragen – öffnet einen Dialog, in dem du Kostenstelle/Projekt/Ticket, Tätigkeit, Start-/Endzeit, Datum, Pause und eine Notiz eintragen kannst; als Lohnbuchhalter kannst du zusätzlich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auswählen und einen Schalter "Direkt genehmigen" nutzen, der die Buchung sofort als genehmigt anlegt statt sie in den normalen Freigabeprozess zu schicken.

• Abwesenheit – erfasst z. B. Urlaub oder Krankheit.

• Zulage erfassen – erfasst eine Zulage.

Beim Speichern prüft das System, ob sich die neue Buchung zeitlich mit einer bestehenden überschneidet; bei einer Kollision kannst du trotzdem speichern oder dir die kollidierenden Einträge direkt anzeigen lassen. Läuft für den betroffenen Mitarbeiter bereits eine offene Zeiterfassung, wird diese beim Anlegen einer neuen automatisch beendet bzw. aufgeteilt – das wirkt sich unmittelbar auf die Anzeige bei allen aus, die diese Buchung sehen dürfen (z. B. auf der Genehmigungsseite).

Laufende Erfassung stoppen

Eine laufende (noch nicht beendete) Zeiterfassung erkennst du am Status "läuft". Über das „⋮"-Menü der jeweiligen Zeile kannst du sie mit "Zeiterfassung stoppen" beenden (oder über den runden roten Button in der Ansicht Liste - Tägliche Zusammenfassung).

Bearbeiten, Löschen und Tagesansicht

Über das „⋮"-Menü einer Zeile kannst du – sofern du berechtigt bist – die Buchung bearbeiten oder löschen, oder die Tagesansicht öffnen (alle Buchungen dieses Tages für den jeweiligen Mitarbeiter). In der Tabelle lassen sich außerdem mehrere Einträge gleichzeitig markieren, um sie in einer Sammelaktion zu genehmigen oder abzulehnen.

Genehmigungsstatus und Auswirkung auf andere Seiten

Jede Buchung zeigt einen Status-Chip: läuft, offen, abgelehnt oder genehmigt; ein Klick öffnet den Genehmigungsprozess-Dialog. Wichtige Zusammenhänge, die du kennen solltest:

• Eine neu erfasste Buchung mit Status "offen" erscheint automatisch bei den zuständigen Freigebern auf der Seite Genehmigungen.

• Bearbeitest du eine bereits genehmigte Buchung, wird sie – sofern das für deine Firma nicht ausdrücklich gesperrt ist – erneut in den Freigabeprozess geschickt, also wieder auf Status "offen" zurückgesetzt. Ist ein Eintrag nach Genehmigung firmenweit gesperrt, kannst du ihn (außer als Lohnbuchhalter) danach gar nicht mehr ändern.

• Ist eine Buchung bereits in der Lohnabrechnung als exportiert markiert, ist sie komplett eingefroren – auch hier in der Übersicht ist dann keine Änderung mehr möglich.

• Alle Änderungen werden live an alle Nutzer verteilt, die diese Buchung sehen dürfen – öffnest du diese Seite gleichzeitig mit einem Kollegen, aktualisiert sich die Ansicht bei relevanten Änderungen automatisch.

Bearbeitungszeitfenster

Als normaler Mitarbeiter kannst du deine eigenen Buchungen nur innerhalb des von deiner Firma festgelegten Erfassungszeitraums anlegen oder ändern. Steht der Prozess noch in einem Freigabeschritt, bei dem du selbst Freigeber bist, kann dir zusätzlich ein begrenztes Bearbeitungszeitfenster ab dem Erstellungsdatum eingeräumt sein.

Tabelle: Spalten, Sortierung und Einstellungen

Je nach gewählter Ansicht (Einzeleinträge oder Tagesansicht) gibt es zwei unterschiedliche Tabellen:

• Einzeleinträge: Datum, Profilbild, Vorname, Nachname, Personalnummer, Buchungsart, Kostenstelle, Projekt, Ticket, Erfasser, Tätigkeit, Zusatzfeld-Wert, Zuschlagsart, Beginn, Ende, Pause, Summe, Genehmigungsstatus, Notiz.

• Tagesansicht: Datum, Profilbild, Vorname, Nachname, Personalnummer, Beginn, Ende, Ist-Zeit, Soll-Zeit, Differenz (rot bei negativ), Tätigkeiten, Projekte.

Sortieren: Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren; einzelne Spalten (z. B. das Profilbild) sind nicht sortierbar.

Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der Tabelle auf das „⋮"-Symbol (drei Punkte) und wähle „Tabelleneinstellungen". Im folgenden Dialog kannst du Spalten per Checkbox ein- oder ausblenden, per Drag & Drop neu anordnen und ihre Breite anpassen. Im selben Menü findest du außerdem „Kopieren" und „Export" der Tabelle.

Speicherung: Deine Spalteneinstellungen werden nur lokal auf deinem Gerät gespeichert – getrennt für die Einzeleintrags- und die Tagesansicht-Tabelle. Sie wirken sich nicht auf andere Nutzer und nicht auf andere Tabellen (z. B. die auf der Genehmigungs- oder Lohnabrechnungsseite) aus.

Export

Über das Download-Symbol oben in der Kopfzeile exportierst du die aktuell angezeigten Daten des gewählten Zeitraums als Excel-Datei. Das funktioniert nur, wenn du online bist und deine Daten vollständig synchronisiert sind – andernfalls erhältst du einen entsprechenden Hinweis. Für formatspezifische Lohnexporte (z. B. DATEV) nutzt du die separate Seite Lohnabrechnung.