Zeiterfassung – Genehmigungen
Auf der Seite Genehmigungen prüfst du offene Genehmigungen deiner Mitarbeiter: Zeiterfassungen, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) und Zusatzleistungen. Du siehst hier nur Einträge, die noch auf eine Freigabe warten.
Wer sieht was
Standardmäßig siehst du nur Buchungen, bei denen du selbst als nächster Freigeber im Genehmigungsprozess eingetragen bist (Tab „Meine"). Wenn du in deiner Firma das Lohnabrechner-Recht besitzt, bekommst du zusätzlich den Tab „Alle", mit dem du sämtliche offenen Genehmigungen der Firma siehst – unabhängig davon, ob du selbst im Freigabeschritt stehst.
Ansicht wechseln
Oben rechts kannst du über das Ansicht-Symbol zwischen einer Tabellenansicht und einer Listenansicht wechseln. Beide zeigen dieselben Einträge, die Tabellenansicht bietet zusätzlich Sortierung, Spalteneinstellungen und Export (siehe unten).
Filtern
Über das Filter-Symbol öffnest du einen Dialog, in dem du die angezeigten Buchungen einschränken kannst:
Zeitraum – von/bis Datum
Buchungsart – Alle, Zeiterfassung, Abwesenheit oder Zusatzleistung
Mitarbeiter – Auswahl per Chips, inkl. E-Mail und Personalnummer
Projekte, Kostenstellen, Aufgaben, Zusatzleistungen – jeweils als Chip-Auswahl, befüllt mit den in den aktuell offenen Buchungen tatsächlich vorkommenden Werten
Limit – Anzeigeobergrenze (z. B. 100/500/1000 oder kein Limit); das ist nur eine Anzeigebegrenzung, kein inhaltlicher Filter
Der „Anwenden"-Button zeigt dir live an, wie viele Einträge deiner Auswahl entsprechen im Verhältnis zur Gesamtzahl. Über „Zurücksetzen" entfernst du alle Filter wieder. Dein zuletzt genutzter Filter wird lokal auf diesem Gerät gespeichert und beim nächsten Öffnen der Seite automatisch wieder angewendet – das betrifft nur dich selbst, nicht andere Nutzer. Gibt es mehr Treffer als das eingestellte Limit erlaubt, erscheint ein Hinweisbanner mit der Anzahl der angezeigten und der insgesamt vorhandenen Einträge.
Einzelne Buchung genehmigen oder ablehnen
In der Tabellen- wie in der Listenansicht hat jede Buchung zwei Aktions-Symbole: ein grünes Häkchen zum Genehmigen und ein rotes Kreuz zum Ablehnen. Je nach deiner Berechtigung stehen zusätzlich „Bearbeiten" und „Löschen" zur Verfügung (in der Listenansicht über ein „⋮"-Menü). Ein Klick auf die Buchung selbst öffnet die Detailansicht des Eintrags.
Auswirkung auf andere Nutzer: Genehmigst du eine Buchung und sie ist der letzte Schritt im Freigabeprozess, ist der Eintrag damit endgültig freigegeben. Gibt es weitere Freigabeschritte, geht die Buchung automatisch an den nächsten Freigeber weiter – dieser sieht sie dann in seiner eigenen Genehmigungsseite. Lehnst du eine Buchung ab, wird sie sofort als „abgelehnt" markiert und der Freigabeprozess gestoppt. In beiden Fällen wird der betroffene Mitarbeiter benachrichtigt (als Logbuch-Eintrag immer, zusätzlich per Push/E-Mail, falls er das in seinen Benachrichtigungseinstellungen aktiviert hat) und der Status ändert sich unmittelbar auch in seiner eigenen Zeiterfassungsansicht.
Alle Buchungen auf einmal genehmigen
Über das Symbol „Alle Buchungen genehmigen" oben im Kopfbereich kannst du alle aktuell angezeigten (also durch deinen Filter bestimmten) offenen Buchungen in einem Schritt freigeben. Du bekommst zunächst eine Sicherheitsabfrage mit der Anzahl der betroffenen Einträge, danach laufen die Freigaben nacheinander mit einer Fortschrittsanzeige ab. Die Auswirkungen entsprechen der Einzelgenehmigung, nur eben für alle sichtbaren Einträge gleichzeitig – prüfe daher deinen Filter, bevor du diese Funktion nutzt.
Tabellenansicht: Spalten, Sortierung und Einstellungen
Die Tabelle zeigt u. a. folgende Spalten: Datum, Mitarbeiterfoto, Vorname, Nachname, Personalnummer, Buchungsart, Kostenstelle, Projekt, Ticket, erfasst von, Aufgabe, Zusatzleistung und -wert, Beginn, Ende, Pause, Summe und Notiz.
Sortieren: Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren (auf- oder absteigend). Die Spalte mit dem Mitarbeiterfoto lässt sich nicht sortieren.
Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der Tabelle auf das „⋮"-Symbol (drei Punkte). Im aufklappenden Menü wählst du „Tabelleneinstellungen". Dort kannst du einzelne Spalten ein- oder ausblenden, ihre Reihenfolge per Drag & Drop ändern und ihre Breite anpassen.
Speicherung: Deine Spalteneinstellungen werden nur lokal auf deinem Gerät gespeichert und wirken sich ausschließlich auf diese Tabelle aus – nicht auf andere Nutzer und nicht auf andere Zeiterfassungstabellen an anderer Stelle der App.
Export und Kopieren: Im selben „⋮"-Menü findest du außerdem „Kopieren" (kopiert die Tabelle in die Zwischenablage) und „Export" (lädt die aktuell sichtbaren Spalten und Zeilen als Excel-Datei herunter). Dieser Export steht nur in der Tabellenansicht zur Verfügung, nicht in der Listenansicht.
Wer darf was
Genehmigen und Ablehnen darfst du nur, wenn du entweder Lohnabrechner-Recht in der Firma hast oder im aktuellen Freigabeschritt des jeweiligen Eintrags als Genehmigende:r eingetragen bist. Bearbeiten oder Löschen einzelner Buchungen ist zusätzlich von einem Bearbeitungszeitfenster abhängig. Stehen dir Aktionen nicht zur Verfügung, werden die entsprechenden Symbole nicht angezeigt oder deaktiviert.
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