Arbeitszeitmodelle in der Firmenverwaltung

Auf der Seite Arbeitszeitmodelle in der Firmenverwaltung legst du fest, wie viele Stunden deine Mitarbeiter an welchem Wochentag arbeiten sollen – als Basis für die Zeiterfassung. Die Seite erscheint nur, wenn deine Firma das Zeiterfassungsmodul nutzt.

Wer sieht und bearbeitet diese Seite

Die Liste ist grundsätzlich sichtbar, Anlegen, Bearbeiten, Kopieren, Löschen und „Als Standard setzen“ darfst du aber ausschließlich als Firmen-Admin – diese Prüfung erfolgt zusätzlich serverseitig und kann nicht umgangen werden.

Liste der Modelle

Jedes Modell erscheint als eigene Karte mit Kennzeichen/Name, Nacherfassungsfrist in Tagen und den Sollzeiten je Wochentag (Beginn, Ende, Pause; leer bedeutet arbeitsfreier Tag). Das aktuelle Standardmodell ist mit „(Standard)“ gekennzeichnet. Über das „⋮“-Menü einer Karte erreichst du Bearbeiten, Kopieren sowie – nur wenn es nicht das Standardmodell ist – „Als Standard setzen“ und „Löschen“.

Modell anlegen oder bearbeiten

Über den runden Plus-Button unten rechts öffnest du den Anlegen-Dialog; „Bearbeiten“ im Kartenmenü öffnet denselben Dialog mit den bestehenden Werten. Du gibst ein:

• Kennzeichen/Name – Pflichtfeld, muss innerhalb deiner Firma eindeutig sein.

• Nacherfassungsfrist – wie viele Tage rückwirkend noch Zeiten nachgetragen werden dürfen (0–31 Tage).

• Abschnitte – mindestens einer. Jeder Abschnitt gilt „ab“ einem Tag/Monat (ohne Jahr, wiederholt sich also jährlich) und enthält für jeden Wochentag eine Checkbox „Arbeitstag“ sowie Start-, End- und Pausenzeit. So kannst du z. B. für den Sommer andere Arbeitszeiten hinterlegen als für den Winter.

Wichtige Auswirkung: Die Sollzeiten werden nicht pro Zeiteintrag fest gespeichert, sondern bei jeder Anzeige oder Berechnung live aus dem aktuellen Modell ermittelt. Änderst du also Zeiten oder Pausen eines bestehenden Modells, wirkt sich das rückwirkend auf alle Ansichten aus, die mit diesem Modell rechnen – also auch auf bereits vergangene oder bereits genehmigte Zeiträume in der Zeiterfassungs-Übersicht, den Genehmigungen und potenziell in der Lohnabrechnung. Willst du frühere Zeiträume unverändert lassen, lege stattdessen einen neuen Abschnitt mit passendem Gültig-ab-Datum an, statt einen bestehenden Abschnitt zu überschreiben.

Modell kopieren

„Kopieren“ öffnet denselben Dialog mit den Werten des Quellmodells, aber leerem Namen – so erstellst du schnell eine Variante eines bestehenden Modells als komplett neues, eigenständiges Modell.

Als Standard setzen

Setzt das Modell als firmenweite Vorgabe. Das Standardmodell kann nicht gelöscht werden, solange es diesen Status trägt.

Modell löschen

Über „Löschen“ im Kartenmenü entfernst du ein Modell nach einer Sicherheitsabfrage. Das Löschen wird ohne Möglichkeit zum Erzwingen verweigert, wenn entweder das Modell das Standardmodell ist, oder mindestens ein aktiver Mitarbeiter dieses Modell noch zugewiesen hat (auch ein bereits entfernter Mitarbeiter blockiert das Löschen, wenn für ihn noch Zeiterfassungseinträge bestehen). Die Fehlermeldung listet dir die betroffenen Namen auf. Um das Löschen zu ermöglichen, musst du zuerst ein anderes Modell als Standard setzen bzw. allen betroffenen Mitarbeitern über die Mitarbeiterverwaltung ein anderes Modell zuweisen.

Zuweisung zu Mitarbeitern

Die Zuordnung eines Modells zu einem einzelnen Mitarbeiter erfolgt nicht auf dieser Seite, sondern im jeweiligen Mitarbeiterprofil (Reiter „Arbeitszeitmodell“) – dort auch mit einem eigenen Gültig-ab-Datum, sodass ein Mitarbeiter im Zeitverlauf mehrere Modelle nacheinander haben kann.

Massenanlage per Excel (nur am Desktop/Web)

Über den Plus-Button steht dir am Web zusätzlich ein Excel-Import/Export zur Verfügung, mit Spalten für Kennzeichen, Nacherfassungsfrist, Gültig-ab-Datum sowie Start-/End-/Pausenzeit je Wochentag. Beim Import wird anhand des Kennzeichens erkannt, ob ein bestehendes Modell aktualisiert oder ein neues angelegt wird.