Mitarbeiter in der Firmenverwaltung

Auf der Seite Mitarbeiter verwaltest du alle Mitglieder deiner Firma: Du lädst neue Mitarbeiter ein, änderst ihre Rolle, Rechte und Gruppe, und entfernst sie bei Bedarf wieder aus der Firma.

Wer sieht und bearbeitet diese Seite

Die Seite ist für Nutzer mit der Rolle Firmenadministrator oder Projektleiter sichtbar. Neue Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten oder entfernen darfst du jedoch ausschließlich als Admin

Lizenzübersicht

Über das Info-Symbol neben dem Titel siehst du deinen aktuellen Lizenzverbrauch: genutzte/gebuchte Manager-Lizenzen, Mitarbeiter-Lizenzen und – falls dein Zeiterfassungsmodul aktiv ist – Zeiterfassungs-Lizenzen.

Suchen

Über die Suchleiste durchsuchst du die Liste nach Vor-/Nachname, E-Mail, Rolle, Personalnummer, Gruppe, Telefonnummer oder Arbeitszeitmodell. Dein Suchbegriff wird in der URL gespeichert, sodass ein geteilter Link denselben Suchstatus reproduziert.

Mitarbeiter einladen

Über den runden Plus-Button unten rechts öffnest du den Dialog „Mitarbeiter hinzufügen". Vorher wird geprüft, ob noch freie Lizenzen vorhanden sind – ist dein Kontingent ausgeschöpft, erscheint statt des Dialogs ein Hinweis, dass die maximale Lizenzanzahl erreicht ist. Ohne aktive Serververbindung ist das Einladen ebenfalls nicht möglich.

Im Dialog legst du fest:

• Lizenztyp/Rolle: Volllizenz, Mitarbeiterlizenz (Collaborator), Zeiterfassungslizenz oder Inaktiv.

• Name (Pflicht) und E-Mail (Pflicht bei Volllizenz).

• Vorgesetzter – ordnet dem Mitarbeiter eine Führungskraft aus der Firma zu.

• Admin-Checkbox (nur bei Volllizenz) – macht den Mitarbeiter zum Firmen-Admin.

• Lohnbuchhaltung (nur bei Volllizenz) – aktiviert automatisch alle Zeiterfassungs-, Abwesenheits- und Zuschlagsrechte auf „alle".

• „Kann Firmenmitarbeiter zu Projekten einladen" und „Kann Journale bearbeiten".

• Personalnummer und Gruppe.

• Bei aktivem Zeiterfassungsmodul zusätzlich: Arbeitszeitmodell sowie die Rechte „Kann Zeiten erfassen für"/„einsehen von", „Kann Mehrarbeit erfassen für"/„einsehen von" und „Kann Abwesenheiten erfassen/genehmigen für"/„einsehen von" (jeweils niemand/nur sich selbst/Gruppe/alle).

Eine separate „Einladung"-Funktion mit eigenem Status gibt es nicht: Der Mitarbeiter wird sofort als vollwertiges Firmenmitglied angelegt; existiert noch kein Nutzerkonto zur angegebenen E-Mail, wird eines automatisch erstellt und der Registrierungsprozess für diese Person angestoßen.

Mitarbeiter bearbeiten

Ein Klick auf das Stift-Symbol in der Tabelle (oder auf die Zeile selbst, dann im Reiter „Rechte") öffnet dieselben Felder wie beim Einladen. Zusätzlich kannst du hier die Telefonnummer ändern; die E-Mail-Adresse lässt sich nur bearbeiten, solange der Mitarbeiter noch kein eigenes Nutzerkonto besitzt. Der Speichern-Button ist nur aktiv, wenn sich tatsächlich etwas geändert hat und eine Serververbindung besteht.

Auswirkung auf den betroffenen Mitarbeiter und andere Seiten: Änderungen an Rolle, Gruppe oder Rechten wirken sich unmittelbar auf das Konto des Mitarbeiters aus – z. B. ändert sich, was er auf den Seiten Zeiterfassung, Genehmigungen oder in Projekten sehen und tun darf. Eine Namensänderung wirkt sich firmenübergreifend überall dort aus, wo der Name angezeigt wird (Tickets, Projekte, Kommentare). Ein Downgrade auf „Inaktiv" oder „Zeiterfassungslizenz" wird verweigert, solange der Mitarbeiter noch aktives Mitglied in mindestens einem Enterprise-Projekt ist – du bekommst dann die Wahl, ihn in den betroffenen Projekten automatisch auf die Rolle „Beobachter" herunterzustufen oder ihn komplett aus diesen Projekten zu entfernen, bevor die Rollenänderung greift.

Mitarbeiter entfernen

Über das Papierkorb-Symbol in der Tabelle entfernst du einen Mitarbeiter nach einer Sicherheitsabfrage vollständig aus der Firma. Der letzte verbleibende Admin einer Firma kann nicht entfernt werden. Ist der Mitarbeiter noch aktiv an einem Enterprise-Projekt beteiligt, greifen dieselben zwei Optionen wie beim Downgrade (automatische Herabstufung auf Beobachter oder vollständige Entfernung aus den Projekten). Der betroffene Mitarbeiter verliert sofort seinen Zugriff auf die Firma und – je nach gewählter Option – teilweise oder vollständig auch auf die zugehörigen Projekte.

Mitgliederdetails

Ein Klick auf eine Tabellenzeile öffnet den Mitgliederdialog mit mehreren Reitern: Informationen (Kontaktdaten, Vorgesetzter, unterstellte Mitarbeiter, QR-Code), Projekte/Aktivitäten (nur bei vorhandenem Nutzerkonto), Arbeitszeitmodell, Rechte (nur für Admins – identisch zum Bearbeiten-Dialog) sowie Zeiterfassung (nur bei aktivem Modul und wenn du selbst betroffen bist oder Lohnbuchhaltungsrecht hast).

Tabelle: Spalten, Sortierung und Einstellungen

Die Mitarbeitertabelle zeigt: Profilbild, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Personalnummer, Gruppe, Rolle sowie – nur bei aktivem Zeiterfassungsmodul – Arbeitszeitmodell und Lohnbuchhaltung (Ja/Nein).

• Sortieren: Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren; Standardsortierung ist Nachname aufsteigend. Das Profilbild ist nicht sortierbar.

• Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der Tabelle auf das „⋮"-Symbol (drei Punkte) und wähle „Tabelleneinstellungen". Dort kannst du Spalten ein-/ausblenden, ihre Reihenfolge und Breite ändern. Im selben Menü findest du außerdem „In Zwischenablage kopieren" und „Exportieren" (als CSV/Excel).

• Speicherung: Diese Einstellungen werden nur lokal auf deinem Gerät gespeichert und betreffen ausschließlich diese Tabelle – sie wirken sich nicht auf andere Admins oder andere Tabellen an anderer Stelle der App aus.

Es gibt keine Mehrfachauswahl/Sammelaktionen und keinen CSV-Massenimport von Mitarbeitern auf dieser Seite.

Lizenzgrenzen

Deine Firma hat ein festes Kontingent an Projektleiter-, Mitarbeiter- und Zeiterfassungslizenzen. Sowohl beim Einladen als auch bei Rollenwechseln wird gegen dieses Kontingent geprüft – ist es ausgeschöpft, wird die Aktion verweigert, bis entweder Lizenzen frei werden (z. B. durch Entfernen/Herabstufen eines anderen Mitarbeiters) oder zusätzliche Lizenzen gebucht werden.