Zeiterfassung – Lohnabrechnung
Auf der Seite Lohnabrechnung fasst du genehmigte Zeiterfassungen, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) und Zusatzleistungen deiner Mitarbeiter pro Abrechnungsperiode zusammen, damit du sie an die Lohnbuchhaltung übergeben kannst.
Wer sieht diese Seite
Die Seite ist nur für Nutzer mit Lohnabrechner-Recht sichtbar. Dieses Recht wird pro Mitarbeiter in der Firmenverwaltung vergeben. Ohne dieses Recht erscheint der Menüpunkt in der Zeiterfassung gar nicht, und die zugehörigen Aktionen (Periode anlegen, ändern, aktualisieren) werden auch serverseitig abgelehnt.
Drei Ebenen der Ansicht
Die Seite ist dreistufig aufgebaut:
Abrechnungsperiodenübersicht – Liste aller Abrechnungsperioden deiner Firma.
Mitarbeiterübersicht einer Periode – nach Klick auf eine Periode: Liste aller Mitarbeiter mit ihren Summen für diese Periode.
Detailansicht eines Mitarbeiters – nach Klick auf einen Mitarbeiter: alle Einzelbuchungen (Zeiten, Abwesenheiten, Zusatzleistungen) dieses Mitarbeiters in der Periode.
Auf Ebene 2 und 3 kannst du oben über Pfeil-Chips schnell zur vorherigen/nächsten Periode wechseln (auch per Tastatur: Pfeiltasten links/rechts); auf Ebene 3 zusätzlich zwischen Mitarbeitern (Alt+Pfeiltasten). Ein Klick auf den Chip-Titel öffnet jeweils eine Liste zur Direktauswahl. Über den Zurück-Pfeil oben links gelangst du wieder eine Ebene nach oben.
Periode anlegen und bearbeiten
Über den runden Plus-Button unten rechts in der Periodenübersicht legst du eine neue Periode an (wenn noch keine existiert) oder die nächste Folgeperiode (wenn schon eine existiert) – dabei wählst du das Ende der Periode über einen Datumsauswähler. Über das Stift-Symbol in einer Zeile kannst du Start- und Enddatum einer bestehenden Periode nachträglich ändern. Eine Löschfunktion für Perioden gibt es aktuell nicht.
Aktualitäts-Status und Aktualisieren
Jede Periode zeigt einen Status-Chip:
Grün „aktuell“ – seit dem letzten Abgleich sind keine neuen genehmigten Buchungen im Zeitraum der Periode hinzugekommen.
Rot „muss aktualisiert werden“ – es gibt neuere genehmigte Daten. Ein Info-Symbol öffnet eine Übersicht der seit dem letzten Abgleich hinzugekommenen oder geänderten Einträge, mit Sprung zum jeweiligen Eintrag.
Blau „wird aktualisiert“, während gerade ein Abgleich läuft.
Orange „offline“, wenn keine Verbindung zum Server besteht.
Klickst du auf den Status-Chip, bestätigst du den Abgleich und die Periode wird aktualisiert: Alle im Zeitraum bereits genehmigten Zeiterfassungen, Abwesenheiten und Zusatzleistungen werden neu eingelesen. Noch offene oder abgelehnte Buchungen werden dabei nicht berücksichtigt. Manuelle Änderungen, die du bereits in der Lohnabrechnung an einem Eintrag vorgenommen hast, bleiben beim erneuten Abgleich erhalten.
Wichtig zur Auswirkung auf andere Seiten/Nutzer: Das Anlegen, Bearbeiten oder Aktualisieren einer Lohnperiode sperrt oder blockiert nichts auf der Seite „Genehmigungen“. Mitarbeiter können weiterhin Zeiten für den betroffenen Zeitraum erfassen, und Freigeber können weiterhin genehmigen oder ablehnen – die Lohnabrechnungsperiode zeigt dann lediglich wieder den Status „muss aktualisiert werden“, bis du erneut aktualisierst. Es gibt also keinen echten Sperrmechanismus, sondern nur einen manuellen Abgleich mit Änderungshinweis.
Probleme-Anzeige
In der Perioden- und der Mitarbeiterübersicht zeigt ein Zahlen-Chip an, an wie vielen Tagen es Unstimmigkeiten (z. B. fehlende Erfassungen) gibt. Ein Klick öffnet eine Liste der betroffenen Tage; ein Klick auf einen Tag öffnet die Tagesansicht des jeweiligen Mitarbeiters.
Rest-Überstunden bearbeiten
In der Mitarbeiterübersicht kannst du den Wert für Rest-Überstunden direkt in der Tabelle eintippen und speichern. Diese Änderung betrifft nur die Lohnabrechnung dieses Mitarbeiters und wirkt sich nicht auf dessen eigene Zeiterfassungsansicht aus.
Tabellen: Spalten, Sortierung und Einstellungen
Alle drei Ebenen zeigen ihre Daten in einer Tabelle:
Periodenübersicht: Start, Ende, Dauer in Tagen, Probleme, Aktualitätsstatus. Diese Tabelle ist nicht sortierbar.
Mitarbeiterübersicht: Foto, Vorname, Nachname, Personalnummer, Soll-Zeit, Ist-Zeit, Überstunden, Überstundenübertrag, Überstunden gesamt, ausgezahlte Überstunden, Rest-Überstunden sowie (nur mit Lohnabrechner-Recht) eine Probleme-Spalte. Die meisten Spalten sind sortierbar – klicke dazu auf die Spaltenüberschrift.
Mitarbeiter-Detailansicht: Foto, Vorname, Nachname, Personalnummer, Buchungsart, Datum, Beginn, Ende, Pause, Summe, Aufgabe, Zusatzleistung und -wert, Notiz, Kostenstelle, Projekt, Ticket, Ursprung sowie ob der Eintrag bereits exportiert wurde.
Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der jeweiligen Tabelle auf das „⋮“-Symbol (drei Punkte). Im Menü wählst du „Tabelleneinstellungen“, um einzelne Spalten ein- oder auszublenden, ihre Reihenfolge zu ändern und ihre Breite anzupassen. Im selben Menü findest du außerdem „In Zwischenablage kopieren“ und „Exportieren“ der Tabelle.
Speicherung und Auswirkung: Diese Einstellungen werden ausschließlich lokal auf deinem Gerät gespeichert – getrennt für jede der drei Tabellen. Sie wirken sich nicht auf andere Nutzer aus und nicht auf andere Tabellen an anderer Stelle der App; auf einem anderen Gerät oder für einen Kollegen gelten wieder die Standardspalten.
Export für die Lohnbuchhaltung
Über das Export-Symbol in einer Zeile der Periodenübersicht öffnest du den Export-Dialog. Dort wählst du:
das Exportformat (u. a. CSV, DATEV Lohn, DATEV Lodas, Addison, BRZ, Novaline, GDI, VRG),
optional eine Mitarbeiterauswahl (sonst werden alle exportiert),
ob Abwesenheiten mit exportiert werden sollen,
(nur mit Lohnabrechner-Recht) ob bereits zuvor exportierte Einträge erneut eingeschlossen werden sollen, und ob die exportierten Einträge danach als „exportiert“ markiert (gesperrt) werden sollen.
Der Dialog zeigt live an, wie viele Einträge dem Export entsprechen; der Export-Button ist deaktiviert, wenn keine Einträge zutreffen. Der Download läuft im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige; bei fehlerhaften Datensätzen erhältst du danach eine Übersicht der Probleme. Deine zuletzt genutzten Einstellungen im Dialog werden für den nächsten Export lokal gemerkt.
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