Konfiguracja śledzenia czasu

Konfiguracja Śledzenia czasu w upmesh – pierwsze kroki

Jako płatnik chcą, aby czas pracy Twoich pracowników był rejestrowany w upmesh w sposób przejrzysty, możliwy do prześledzenia i gotowy do rozliczenia. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez najważniejsze kroki, aby Śledzenie czasu działało bez zarzutu od samego początku.

1. Sprawdzenie wymagań

Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia:

• W swojej firmie potrzebujesz roli Administrator, aby skonfigurować ustawienia firmy i Śledzenie czasu.

• Twoi Pracownicy potrzebują licencji dopasowanej do Śledzenia czasu. Osoby rejestrujące czas jedynie przy pomocy roli Zeiterfasser (rejestrujący czas) otrzymają dostęp, podczas gdy Pracownicy z pełnym zakresem funkcji potrzebują Pełnej licencji.

Wskazówka: Wcześnie ustal, kto ma tylko rejestrować czas, a kto dodatkowo pracuje przy projektach i Zgłoszeniach. To pozwoli zaoszczędzić na kosztach licencji.

2. Otwarcie Centrum firmy

Główny panel sterowania dla Śledzenia czasu znajdziesz w Centrum firmy. Otwórz tam sekcję Śledzenie czasu lub Administracja firmy. Tutaj ustalasz podstawowe zasady, które obowiązują wszystkich pracowników.

3. Ustalenie modeli czasu pracy, czynności i dodatków

Aby zarejestrowany czas poprawnie trafiał do rozliczeń płacowych, najpierw zdefiniuj warunki ramowe:

• Modele czasu pracy – czas docelowy (soll) na każdy dzień tygodnia, w tym codzienne przerwy. Możesz utworzyć wiele modeli i ustawić model standardowy.

• Czynności – kategorie, na które Twoi Pracownicy księgują swój czas (patrz następna sekcja).

• Centra kosztów – opcjonalnie, jeśli chcesz dodatkowo księgować czas na centra kosztów.

• Dodatki – np. za pracę w nocy, w weekendy lub święta. (Nie musisz konfigurować nadgodzin – upmesh oblicza je automatycznie na podstawie zarejestrowanych godzin w stosunku do czasu docelowego.)

Skonfiguruj te wartości starannie – stanowią one podstawę każdej późniejszej analizy.

Czynności, rodzaje czynności i Nieobecności

Czas w upmesh jest księgowany jako Czynności. Każda czynność ma Rodzaj czynności, który określa, jak traktowany jest czas i czy jest on uznawany za produktywny. Dostępne rodzaje czynności to m.in.:

• Czas pracy (produktywny)

• Urlop

• Chorobowe

• Redukcja nadgodzin

• Praca w skróconym wymiarze

• Przerwa zimowa

• Szkolenie

• Inne

Nieobecności (np. urlop lub choroba) są w upmesh osobnym procesem, który różni się od rejestrowania czasu pracy: zamiast przyjścię/wyjścia, Ty lub pracownik wpisujecie okres i wybieracie odpowiednią Czynność (z nieproduktywnym rodzajem czynności, takim jak Urlop lub Chorobowe). Powód nieobecności wynika zatem z przypisanej czynności – nie ma osobnego pola „Powód nieobecności”.

Wskazówka: Twórz tylko tyle czynności, ile naprawdę potrzebujesz do rozliczeń i analizy. Zbyt wiele kategorii sprawi, że rejestracja stanie się nieczytelna dla Twoich pracowników.

4. Konfiguracja świąt i regionów

Święta wpływają na czas docelowy i dodatki świąteczne – i nie obowiązują wszędzie tak samo. W upmesh odwzorowujesz to poprzez Regiony:

• Tworzenie regionów – utwórz regiony, których potrzebujesz (np. dla różnych lokalizacji lub krajów związkowych). Region ma nazwę i kraj. upmesh nie określa krajów związkowych – definiujesz regiony samodzielnie.

• Tworzenie świąt i przypisywanie do regionów – utwórz swoje święta (data, nazwa) i przypisz je do jednego lub wielu regionów. Dzięki temu np. Boże Ciało obowiązuje tylko w tych regionach, w których jest to rzeczywiście dzień wolny.

• Przypisanie regionu pracownikowi – przypisz każdemu pracownikowi jego region. Otrzyma on wtedy dokładnie te święta, które są zarejestrowane dla jego regionu.

Wskazówka: Skonfiguruj święta raz na początku roku i sprawdź przypisanie regionów Twoich pracowników. Brakujące święta lub błędne regiony doprowadzą do błędnego wyliczenia godzin docelowych.

5. Dodawanie i przypisywanie pracowników

Dodaj swoich Pracowników w Centrum firmy i przypisz każdemu:

• odpowiednią Rolę (np. rejestrujący czas),

• odpowiedni Model czasu pracy,

• odpowiedni Region oraz

• w razie potrzeby Grupę.

W ten sposób każdy pracownik automatycznie otrzymuje właściwe zasady dla swojego Śledzenia czasu.

6. Przygotowanie projektów do Śledzenia czasu

Twoi Pracownicy zazwyczaj księgują swój czas w Projektach. Upewnij się, że istotne projekty zostały utworzone i pracownicy mają do nich dostęp. Dzięki temu czas pracy będzie można później analizować w odniesieniu do projektów – co jest praktyczne przy rozliczeniach kosztów i fakturowaniu.

7. Rejestrowanie czasu

Można zaczynać. Twoi pracownicy rejestrują swój czas:

• mobilnie przez aplikację – rejestrują przyjścia/wyjścia lub wpisują czas ręcznie,

• w przeglądarce (Web Client) – do wpisów wstecznych i korekt.

Jako płatnik zachowujesz pełną kontrolę nad wszystkimi księgowaniami.

8. Kontrola i zatwierdzanie czasu

Regularnie kontroluj zarejestrowany czas:

• Błędy lub nietypowe księgowania rozpoznasz w zestawieniu.

• Możesz wprowadzać korekty lub prosić o nie pracowników.

• Zatwierdzone czasy przesyłasz do rozliczenia, aby mogły zostać uwzględnione w płacach.

9. Eksport do rozliczeń płacowych

Na koniec eksportujesz zatwierdzony czas do swojego programu płacowego. upmesh obsługuje wiele formatów popularnych systemów płacowych – w tym DATEV, Lohn und Gehalt, Addison, BRZ, GDI, Novaline oraz VRG – oraz generyczny eksport CSV. Dzięki temu zarejestrowane godziny, dodatki i czynności są gotowe do rozliczenia.