Strona śledzenia czasu

Na stronie Śledzenie czasu widzisz i rejestrujesz swój czas pracy, Nieobecności (np. urlop, chorobę) oraz dodatki (dodatki płacowe) dla wybranego okresu.

Kto co widzi

Standardowo widzisz i edytujesz tutaj tylko własne wpisy. Jeśli jesteś płatnikiem (kadrowo-płacowym) lub posiadasz uprawnienia menedżerskie/grupowe do innych pracowników, możesz dodatkowo filtrować i przeglądać wpisy swojej grupy, swoich podwładnych lub wszystkich pracowników.

Wybierz okres i zmień widok

Za pomocą kalendarza u góry wybierasz wyświetlany okres (np. miesiąc). Dodatkowo masz do dyspozycji dwa niezależne przełączniki:

• Pojedyncze wpisy / Widok dzienny – albo każda rejestracja jako oddzielny wiersz, albo zagregowane na dzień i pracownika (czas planowany/faktyczny, różnica).

• Lista / Tabela / Oś czasu – trzy formy prezentacji, przy czym oś czasu wizualizuje wpisy w formie kalendarzowej.

Oba ustawienia oraz ostatnio wybrany okres są przechowywane lokalnie na Twoim urządzeniu i przywracane przy kolejnym wywołaniu – dotyczy to tylko Ciebie, nie innych użytkowników.

Filtrowanie

Przez ikonę filtra otwierasz dialog, w którym możesz m.in. filtrować według Pracowników (szybki wybór „Moje czasy” / „Moja grupa”, jeśli masz do tego uprawnienia), centrum kosztów, projektu, zadania lub rodzaju wpisu. Aktywny filtr jest wyróżniony kolorem.

Rejestrowanie czasu

Za pomocą okrągłego przycisku „plus” w prawym dolnym rogu, w zależności od uprawnień, masz do dyspozycji następujące akcje:

• Rejestruj czas – natychmiast rozpoczyna bieżące śledzenie czasu pracy bez czasu zakończenia (stoper).

• Dopisz czas – otwiera dialog, w którym możesz wpisać centrum kosztów/projekt/Zgłoszenie, czynność, czas rozpoczęcia/zakończenia, datę, przerwę oraz notatkę; jako płatnik możesz dodatkowo wybrać wielu pracowników jednocześnie i użyć przełącznika „Zatwierdź bezpośrednio”, który tworzy wpis jako zatwierdzony natychmiast, zamiast wysyłać go w normalnym procesie zatwierdzania.

• Nieobecność – rejestruje np. urlop lub chorobę.

• Rejestruj dodatek – rejestruje dodatek.

Podczas kliknięcia Zapisz system sprawdza, czy nowa rejestracja nie nakłada się na istniejącą; w przypadku kolizji nadal możesz Zapisz lub poprosić o bezpośrednie wyświetlenie kolidujących wpisów. Jeśli dla danego pracownika trwa już otwarte śledzenie czasu, zostanie ono automatycznie zakończone lub podzielone przy tworzeniu nowego – ma to bezpośredni wpływ na wyświetlanie u wszystkich, którzy mogą widzieć ten wpis (np. na stronie zatwierdzania).

Zatrzymaj bieżącą rejestrację

Bieżące (jeszcze zakończone) śledzenie czasu rozpoznasz po statusie „bieżące”. Za pomocą menu „⋮” w odpowiednim wierszu możesz je zakończyć za pomocą opcji „Zatrzymaj śledzenie czasu” (lub za pomocą okrągłego czerwonego przycisku w widoku Lista - Dzienny raport).

Edytowanie, usuwanie i widok dzienny

Za pomocą menu „⋮” wiersza możesz – jeśli masz do tego uprawnienia – edytować lub usunąć wpis, lub otworzyć widok dzienny (wszystkie wpisy z tego dnia dla danego pracownika). W tabeli można również zaznaczyć wiele wpisów jednocześnie, aby zatwierdzić lub odrzucić je w operacji zbiorczej.

Status zatwierdzenia i wpływ na inne strony

Każdy wpis pokazuje chip statusu: bieżące, otwarte, odrzucone lub zatwierdzone; kliknięcie otwiera dialog procesu zatwierdzania. Ważne powiązania, które powinieneś znać:

• Nowo zarejestrowany wpis ze statusem „otwarte” automatycznie pojawia się u odpowiedzialnych zatwierdzających na stronie Zatwierdzenia.

• Jeśli edytujesz już zatwierdzony wpis, zostanie on – o ile nie jest to wyraźnie zablokowane dla Twojej firmy – ponownie wysłany w proces zatwierdzania, czyli przywrócony do statusu „otwarte”. Jeśli wpis po zatwierdzeniu zostanie zablokowany w całej firmie, nie będziesz mógł go później już zmienić (z wyjątkiem funkcji płatnika).

• Jeśli wpis jest już oznaczony jako wyeksportowany w Rozliczeniu płacowym, zostaje całkowicie zamrożony – również w podsumowaniu nie można dokonać już żadnej zmiany.

• Wszystkie zmiany są przesyłane na żywo do wszystkich użytkowników, którzy mogą widzieć ten wpis – jeśli otworzysz tę stronę jednocześnie ze współpracownikiem, widok zaktualizuje się automatycznie przy istotnych zmianach.

Okres edycji

Jako zwykły pracownik możesz tworzyć lub zmieniać swoje własne wpisy tylko w ramach okresu rejestracji wyznaczonego przez Twoją firmę. Jeśli proces znajduje się w kroku zatwierdzania, w którym sam jesteś zatwierdzającym, może zostać przyznany dodatkowo ograniczony czas edycji od daty utworzenia.

Tabela: kolumny, sortowanie i ustawienia

W zależności od wybranego widoku (pojedyncze wpisy lub widok dzienny) istnieją dwie różne tabele:

• Pojedyncze wpisy: Data, zdjęcie profilowe, imię, nazwisko, numer pracownika, rodzaj wpisu, centrum kosztów, projekt, Zgłoszenie, rejestrujący, czynność, wartość pola dodatkowego, rodzaj dodatku, początek, koniec, przerwa, suma, status zatwierdzenia, notatka.

• Widok dzienny: Data, zdjęcie profilowe, imię, nazwisko, numer pracownika, początek, koniec, czas rzeczywisty, czas planowany, różnica (na czerwono przy wartościach ujemnych), czynności, projekty.

Sortowanie: Kliknij nagłówek kolumny, aby posortować według niej; pojedyncze kolumny (np. zdjęcie profilowe) nie są sortowalne.

Zmiana ustawień kolumn: Kliknij w prawym górnym rogu tabeli ikonę „⋮” (trzy kropki) i wybierz „Ustawienia tabeli”. W następującym dialogu możesz włączać lub wyłączać kolumny za pomocą pól wyboru, zmieniać ich kolejność metodą przeciągnij i upuść oraz dostosowywać ich szerokość. W tym samym menu znajdziesz również funkcje „Kopiuj” i „Eksportuj” tabeli.

Zapisywanie: Twoje ustawienia kolumn są przechowywane lokalnie tylko na Twoim urządzeniu – oddzielnie dla tabeli pojedynczych wpisów i tabeli widoku dziennego. Nie wpływają one na innych użytkowników ani na inne tabele (np. te na stronie Zatwierdzenia lub Rozliczenia płacowego).

Eksport

Za pomocą ikony pobierania u góry w nagłówku eksportujesz aktualnie wyświetlane dane wybranego okresu jako plik Excel. Działa to tylko wtedy, gdy jesteś online i Twoje dane są w pełni zsynchronizowane – w przeciwnym razie otrzymasz odpowiedni komunikat. Dla eksportów płacowych specyficznych dla formatów (np. DATEV) używaj oddzielnej strony Rozliczenia płacowego.