Tijdregistratiepagina

Op de pagina Tijdregistratie zie je jouw gewerkte uren, Afwezigheden (bijv. vakantie, ziekte) en toeslagen (extra vergoedingen) voor een gekozen periode in.

Wie ziet wat

Standaard zie en bewerk je hier alleen je eigen registraties. Als jij de loonadministrateur bent of beheerders-/groepsrechten hebt voor andere Medewerkers, kun je via het filter aanvullend de registraties van jouw groep, je ondergeschikte Medewerkers of alle Medewerkers inzien en bewerken.

Periode kiezen en weergave wijzigen

Via de kalender bovenaan kies je de weergegeven periode (bijv. maand). Daarnaast heb je twee onafhankelijke schakelaars tot je beschikking:

• Einzelregistraties / Dagweergave – ofwel elke registratie als aparte regel, ofwel geaggregeerd per dag en Medewerker (Soll-/Ist-tijd, verschil).

• Lijst / Tabel / Tijdlijn – drie weergavevormen, waarbij de tijdlijn de registraties in een kalenderweergave visualiseert.

Beide instellingen en de laatst gekozen periode worden lokaal op jouw apparaat opgeslagen en bij het volgende bezoek hersteld – dit geldt alleen voor jou, niet voor andere gebruikers.

Filteren

Via het filtersymbool open je een dialoogvenster waarin je onder andere kunt filteren op Medewerker ("Mijn tijden"/"Mijn groep"-snelselectie, indien geautoriseerd), kostenplaats, Project, Taak of type registratie. Een actief filter wordt visueel gemarkeerd met een kleur.

Tijd registreren

Afhankelijk van de vereiste rechten staan de volgende acties tot je beschikking via de ronde Plus-knop rechtsonder:

• Tijd registreren – start direct een lopende tijdregistratie zonder eindtijd (timer).

• Tijd n registreren – opent een dialoogvenster waarin je kostenplaats/Project/Ticket, activiteit, begin-/eindtijd, datum, pauze en een notitie kunt invullen; als loonadministrateur kun je daarnaast meerdere Medewerkers tegelijkertijd selecteren en de schakelaar "Direct goedkeuren" gebruiken, waarmee de registratie direct als goedgekeurd wordt aangemaakt in plaats van deze naar het normale goedkeuringsproces te sturen.

• Afwezigheid – registreert bijv. vakantie of ziekte.

• Toeslag registreren – registreert een toeslag.

Bij het Opslaan controleert het systeem of de nieuwe registratie tijdelijk overlapt met een bestaande registratie; bij een botsing kun je toch Opslaan of je de botsende regels direct laten tonen. Indien er voor de betreffende Medewerker al een openstaande tijdregistratie loopt, wordt deze bij het aanmaken van een nieuwe automatisch beëindigd of opgesplitst – dit heeft direct invloed op de weergave bij iedereen die deze registratie mag zien (bijv. op de pagina voor Goedkeuringen).

Lopende registratie stoppen

Een lopende (nog niet beëindigde) tijdregistratie herken je aan de status "loopt". Via het "⋮"-menu van de betreffende regel kun je deze beëindigen met "Tijdregistratie stoppen" (of via de ronde rode knop in de lijstweergave - Dagelijks bouwverslag).

Bewerken, verwijderen en dagweergave

Via het "⋮"-menu van een regel kun je – mits je hiervoor geautoriseerd bent – de registratie bewerken of verwijderen, of de dagweergave openen (alle registraties van die dag voor de betreffende Medewerker). In de tabel kunnen daarnaast meerdere regels tegelijkertijd worden gemarkeerd om deze in een bulkactie goed te keuren of af te wijzen.

Goedkeuringsstatus en effect op andere pagina's

Elke registratie toont een status-chip: loopt, open, afgewezen of goedgekeurd; een klik opent het dialoogvenster voor het goedkeuringsproces. Belangrijke verbanden die je moet kennen:

• Een nieuw geregistreerde registratie met de status "open" verschijnt automatisch bij de verantwoordelijke goedkeurders op de pagina Goedkeuringen.

• Als je een reeds goedgekeurde registratie bewerkt, wordt deze – mits dit niet expliciet is geblokkeerd door jouw bedrijf – opnieuw naar het goedkeuringsproces gestuurd, oftewel gereset naar de status "open". Is een regel na goedkeuring bedrijfswijd geblokkeerd, dan kun je deze daarna (behalve als loonadministrateur) niet meer wijzigen.

• Is een registratie in de Loonadministratie al gemarkeerd als geëxporteerd, dan is deze volledig bevroren – ook in het overzicht is dan geen wijziging meer mogelijk.

• Alle wijzigingen worden live verdeeld naar alle gebruikers die deze registratie mogen zien – als je deze pagina tegelijkertijd met een collega opent, wordt de weergave bij relevante wijzigingen automatisch bijgewerkt.

Bewerkingsperiode

Als normale Medewerker kun je je eigen registraties alleen aanmaken of wijzigen binnen de door jouw bedrijf vastgestelde registratieperiode. Als het proces zich nog in een goedkeuringsstap bevindt waarbij jijzelf de goedkeurder bent, kan er daarnaast een beperkte bewerkingsperiode vanaf de datum van aanmaak worden verleend.

Tabel: Kolommen, sortering en instellingen

Afhankelijk van de gekozen weergave (Einzelregistraties of dagweergave) zijn er twee verschillende tabellen:

• Einzelregistraties: Datum, profielfoto, voornaam, achternaam, personeelsnummer, type registratie, kostenplaats, Project, Ticket, registrator, activiteit, veldwaarde extra, type toeslag, begin, einde, pauze, totaal, goedkeuringsstatus, notitie.

• Dagweergave: Datum, profielfoto, voornaam, achternaam, personeelsnummer, begin, einde, Ist-tijd, Soll-tijd, verschil (rood bij negatief), activiteiten, Projecten.

Sorteren: Klik op een kolomkop om daarna te sorteren; individuele kolommen (bijv. de profielfoto) zijn niet sorteerbaar.

Kolominstellingen wijzigen: Klik rechtsboven in de tabel op het "⋮"-symbool (drie puntjes) en kies "Tabellinstellingen". In het volgende dialoogvenster kun je kolommen in- of uitvinken via een checkbox, de volgorde wijzigen via drag & drop en de breedte aanpassen. In hetzelfde menu vind je ook "Kopiëren" en "Exporteren" van de tabel.

Opslaan: Jouw kolominstellingen worden alleen lokaal op jouw apparaat opgeslagen – apart voor de tabel voor Einzelregistraties en de tabel voor de dagweergave. Ze hebben geen invloed op andere gebruikers en niet op andere tabellen (bijv. die op de pagina voor Goedkeuringen of de Loonadministratie).

Exporteren

Via het download-symbool bovenaan de koptekst exporteer je de momenteel weergegeven gegevens van de gekozen periode als Excel-bestand. Dit werkt alleen als je online bent en je gegevens volledig gesynchroniseerd zijn – anders ontvang je een entsprechende melding. Voor formatspecifieke loonexporten (bijv. DATEV) gebruik je de aparte pagina Loonadministratie.