Tijdregistratie – Goedkeuringen

Op de pagina Goedkeuringen controleer je openstaande goedkeuringen van je Medewerkers: Tijdregistraties, Afwezigheden (bijv. vakantie, ziekte) en extra vergoedingen. Je ziet hier alleen vermeldingen die nog op een goedkeuring wachten.

Wie ziet wat

Standaard zie je alleen boekingen waarbij jij zelf als volgende goedkeurder in het goedkeuringsproces staat (tab „Mijn"). Als je in je bedrijf de rechten van loonadministrateur hebt, krijg je aanvullend de tab „Alle", waarmee je alle openstaande goedkeuringen van het bedrijf ziet – ongeacht of jijzelf in de goedkeuringsstap staat.

Weergave wijzigen

Rechtsboven kun je via het weergave-pictogram wisselen tussen een tabellenweergave en een lijstweergave. Beide tonen dezelfde vermeldingen; de tabellenweergave biedt daarnaast sortering, kolominstellingen en export (zie hieronder).

Filteren

Via het filter-pictogram open je een dialoogvenster waarin je de weergegeven boekingen kunt beperken:

• Periode – van/tot datum

• Type boeking – Alle, Tijdregistratie, Afwezigheid of extra vergoeding

• Medewerker – Selectie via chips, inclusief e-mail en personeelsnummer

• Projecten, kostenplaatsen, taken, extra vergoedingen – elk als chip-selectie, gevuld met de waarden die daadwerkelijk voorkomen in de momenteel openstaande boekingen

• Limiet – Weergavegrens (bijv. 100/500/1000 of geen limiet); dit is slechts een weergavebeperking, geen inhoudelijk filter

>

De knop „Toepassen" laat je live zien hoeveel vermeldingen aan jouw selectie voldoen in verhouding tot het totaal aantal. Met „Resetten" verwijder je alle filters weer. Je laatst gebruikte filter wordt lokaal op dit apparaat opgeslagen en wordt automatisch weer toegepast bij het volgende openen van de pagina – dit geldt alleen voor jouzelf, niet voor andere gebruikers. Als er meer treffers zijn dan het ingestelde limiet toelaat, verschijnt er een informatiebanner met het aantal weergegeven vermeldingen en het totaal aantal aanwezige vermeldingen.

Einzelne boeking goedkeuren of afwijzen

Zowel in de tabel- als in de lijstweergave heeft elke boeking twee actie-iconen: een groen vinkje om te Goedkeuren en een rood kruis om te Afwijzen. Afhankelijk van je rechten staan er daarnaast ook „Bewerken" en „Verwijderen" tot je beschikking (in de lijstweergave via een „⋮"-menu). Een klik op de boeking zelf opent de detailweergave van de vermelding.

Effect op andere gebruikers: Als je een boeking goedkeurt en dit is de laatste stap in het goedkeuringsproces, dan is de vermelding daarmee definitief goedgekeurd. Als er verdere goedkeuringsstappen zijn, gaat de boeking automatisch door naar de volgende goedkeurder – deze ziet deze dan in zijn eigen goedkeuringspagina. Als je een boeking afwijst, wordt deze direct als „afgewezen" gemarkeerd en wordt het goedkeuringsproces gestopt. In beide gevallen wordt de betreffende Medewerker op de hoogte gesteld (altijd als logboekvermelding, daarnaast via push/e-mail indien hij/zij dit in de notificatie-instellingen heeft geactiveerd) en verandert de status onmiddellijk ook in zijn eigen Tijdregistratie-weergave.

Alle boekingen in één keer goedkeuren

Via het symbool „Alle boekingen goedkeuren" bovenaan in de koptekst kun je alle momenteel weergegeven (dus door je filter bepaalde) openstaande boekingen in één stap goedkeuren. Je krijgt eerst een veiligheidsvraag met het aantal betreffende vermeldingen, daarna verlopen de goedkeuringen opeenvolgend met een voortgangsbalk. De effecten zijn gelijk aan de individuele goedkeuring, maar dan voor alle zichtbare vermeldingen tegelijkertijd – controleer daarom je filter voordat je deze functie gebruikt.

Tabellenweergave: Kolommen, sortering en instellingen

De tabel toont o.a. de volgende kolommen: Datum, foto Medewerker, voornaam, achternaam, personeelsnummer, type boeking, kostenplaats, project, Ticket, geregistreerd door, taak, extra vergoeding en waarde, begin, einde, pauze, totaal en notitie.

• Sorteren: Klik op een kolomkop om daarna te sorteren (oplopend of aflopend). De kolom met de foto van de Medewerker kan niet worden gesorteerd.

• Kolominstellingen wijzigen: Klik rechtsboven in de tabel op het „⋮"-symbool (drie puntjes). In het uitklapmenu kies je „Tabelinstellingen". Daar kun je individuele kolommen in- of uitvinken, hun volgorde via drag & drop wijzigen en hun breedte aanpassen.

• Opslaan: Je kolominstellingen worden alleen lokaal op jouw apparaat opgeslagen en hebben uitsluitend effect op deze tabel – niet op andere gebruikers en niet op andere Tijdregistratie-tabellen elders in de app.

• Export en kopiëren: In hetzelfde „⋮"-menu vind je ook „Kopiëren" (kopieert de tabel naar het klembord) en „Export" (downloadt de momenteel zichtbare kolommen en regels als Excel-bestand). Deze export is alleen beschikbaar in de tabellenweergave, niet in de lijstweergave.

Wie mag wat

Goedkeuren en Afwijzen mag je alleen als je ofwel de rechten van loonadministrateur in het bedrijf hebt, of als je in de huidige goedkeuringsstap van de betreffende vermelding als goedkeurder staat ingeschreven. Bewerken of verwijderen van individuele boekingen is daarnaast afhankelijk van een bewerkingsvenster. Als acties niet tot je beschikking staan, worden de betreffende symbolen niet getoond of zijn ze gedeactiveerd.