Goedkeuringen in het Bedrijfsaccount-beheer

Op deze pagina bepaal je wie Tijdregistraties, Afwezigheden en toeslagenboekingen van je Medewerkers moeten worden goedgekeurd voordat ze definitief zijn – inclusief de volgorde bij meerstaps goedkeuringen.

Je vindt deze pagina in het bedrijfsgedeelte aan de linkerkant in het menu onder het gedeelte „Tijdregistratie“ als de optie „Goedkeuringsproces“. Dit menu-item verschijnt alleen als jouw bedrijf het module Tijdregistratie gebruikt.

Wie ziet en bewerkt deze pagina

Deze pagina is uitsluitend toegankelijk voor bedrijfsadmins; alle andere rollen komen automatisch terecht op het bedrijfsprofiel. Aanmaken, bewerken en verwijderen is naar rato alleen mogelijk als admin; de autorisatie wordt aanvullend serverzijdig gecontroleerd.

Proces aanmaken of bewerken

Via de ronde plus-knop rechtsonder open je het aanmaak-dialoogvenster; via het potlood-symbool in een tabelregel bewerk je een bestaand proces. Je stelt het volgende in:

• Naam – verplichte veld, uniek binnen het bedrijf.

• Geldt voor – Alle, Tijdregistratie, Toeslag of Afwezigheid; optioneel aanvullend een specifieke taak of toeslagsoort.

• Geldig voor – Alle Medewerkers, een specifieke groep of specifieke individuele Medewerkers (via meervoudige selectie).

• Goedkeuringsstappen – een door middel van slepen sorteerbare lijst. Per stap bepaal je wie goedkeurt: bepaalde Medewerkers, de leidinggevende, de leidinggevende van de leidinggevende, de loonadministratie of de projectleider. Daarnaast (behalve bij loonadministratie) een verwerkingsperiode in dagen vanaf de aanmaak, binnen welke de goedkeurder de invoer nog zelf mag wijzigen.

• „Na goedkeuring geblokkeerd” – schakelaar; als deze actief is, kan een reeds goedgekeurde invoer door niemand behalve de loonadministratie meer worden gewijzigd.

• Actief – schakelaar om het gehele proces in of uit te schakelen.

Wanneer worden wijzigingen effectief?

Welk proces op een invoer wordt toegepast, wordt opnieuw bepaald bij het aanmaken van een tijdregistratie/afwezigheid/toeslagenboeking, evenals bij elke inhoudelijke wijziging van deze invoer. Als je de goedkeuringsketen zelf wijzigt (bijv. andere goedkeurders, andere volgorde, „Na goedkeuring geblokkeerd”), heeft dit alleen invloed op toekomstige nieuw aangemaakte of daarna gewijzigde invoeren – reeds ingediende, nog openstaande goedkeuringsstappen worden niet automatisch opnieuw beoordeeld, en reeds goedgekeurde invoeren worden niet met terugwerkende kracht opnieuw gecontroleerd. Wie op de pagina „Goedkeuringen” openstaande vrijgaven ziet, baseert zich dus op de processtatus op het moment van indiening, niet op de huidige procesdefinitie.

Proces verwijderen

Via het prullenbak-symbool verwijder je een proces na een beveiligingsvraag. Er vindt geen controle plaats of het proces nog wordt gebruikt in lopende goedkeuringsstappen – reeds lopende vrijgaven met dit proces blijven ongewijzigd bestaan, maar voor nieuwe invoeren wordt het verwijderde proces niet meer meegenomen. Als er voor een nieuwe invoer geen passend actief proces meer wordt gevonden, is er helemaal geen goedkeuring nodig.