Contacten in het Bedrijfsaccount-beheer

Op de pagina Contacten beheer je externe contactpersonen van je bedrijf, bijvoorbeeld bij klanten, vakmensen of leveranciers. Dit is uitdrukkelijk geen lijst van je eigen bedrijfsmedewerkers (daarvoor is de pagina "Medewerkers").

Wie ziet en bewerkt deze pagina

Deze pagina is uitsluitend toegankelijk voor bedrijfsadmins. Alle andere rollen worden automatisch doorgeleid naar het bedrijfsprofiel en kunnen noch contacten inzien of bewerken.

Drie tabbladen

Bovenaan vind je drie tabbladen die dezelfde basisgegevens vanuit verschillende invalshoeken tonen:

• Contacten - individuele personen

• Bedrijven - de organisaties aan wie personen kunnen worden toegewezen

• Groepen - vrij definieerbare categorieën/tags voor contacten

Een gemeenschappelijke zoekbalk doorzoekt de respectievelijk actieve lijst; je zoekterm wordt in de URL opgeslagen, zodat een gedeelde link dezelfde zoekstatus toont. Wijzigingen, ook door andere admins van je bedrijf op een ander apparaat, worden live in de lijst overgenomen.

Tabblad „Contacten”

Via de ronde plus-knop rechtsonder maak je een nieuw contact aan: Voornaam en achternaam zijn verplichte velden, daaraan komen onbeperkt e-mailadressen en telefoonnummers, een bedrijfstoewijzing, functie, adres, notities en een meervoudige selectie van contactgroepen. Als je een bedrijf selecteert en de adresvelden zijn nog leeg, worden deze automatisch vooraf ingevuld met het bedrijfsadres. Een klik op een bestaand contact in de tabel opent hetzelfde dialoogvenster voor bewerking, evenals een aanvullend detailvenster met meer informatie; als er voor een van de e-mails al een geregistreerde upmesh-gebruiker aanwezig is, zie je daar aanvullend diens projecten, activiteiten en Ticket-commentaren.

Bij het verwijderen (met beveiligingsvraag) verdwijnt het contact uit alle lijsten en selectiemogelijkheden (bijv. bij de bedrijfstoewijzing), maar het wordt alleen als verwijderd gemarkeerd en niet onmiddellijk definitief verwijderd.

Tabblad „Bedrijven”

Hier maak je de organisaties aan aan wie personen-contacten worden toegewezen ( bedrijfsnaam als verplicht veld, daaraan adres, telefoon, e-mail). Via het symbool „Contacten toewijzen” selecteer je direct hier welke personen-contacten bij dit bedrijf horen. Een wijziging werkt onmiddellijk door in de bedrijfstoewijzing in het respectievelijke personen-contact (alternatief kun je dit ook direct in het contact-dialoogvenster instellen, beide wegen leiden tot hetzelfde resultaat).

Verwijderen van een bedrijf: Het bevestigingsvenster laat je zien hoeveel personen-contacten hiervan worden getroffen. Deze contacten worden hierbij niet verwijderd, maar verliezen hun bedrijfstoewijzing.

Tabblad „Groepen”

Groepen zijn vrij te benoemen categorieën waarmee je contacten kunt bundelen (bijv. „Elektricien” of „Bestaande klanten”). Via „Contacten toewijzen” stel je, gesorteerd op bedrijfsbehorendheid, de volledige ledenlijst van de groep vast; anders dan bij bedrijven wordt de lijst hier bij elke Opslaan volledig vervangen, niet aangevuld. Als je een groep verwijdert, blijven de bijbehorende contacten bestaan, maar verliezen ze de groepsindeling.

Belangrijke impact op andere pagina's: Contactgroepen kun je in de projectbeheer gebruiken om alle leden van een groep in één keer als teamleden in een project uit te nodigen. Alleen contacten met ten minste één e-mailadres worden hierbij meegenomen, en verwijderde contacten verschijnen daar niet meer. Wijzigingen die je hier aan contacten of groepen aanbrengt, hebben dus direct invloed op wie je later bij de uitnodiging voor het project-team per groep te keuze krijgt.

Contacten via Excel importeren

Via de plus-knop vind je aanvullend „Contacten importeren”, een vierstaps assistent:

1. Bestand selecteren: Het eerste werkblad van een Excel-bestand wordt ingelezen.

2. Kolommen toewijzen: Je wijst aan elke Excel-kolom een doelveld toe (Voornaam, Achternaam, E-mails, Telefoonnummers, Bedrijf, Functie, Adres, Notities); passende kolomkoppen worden automatisch voorgesteld. Meerdere e-mails/telefoonnummers in één cel scheid je met een puntkomma. Het bedrijf wordt via een exacte naamvergelijking met reeds aangemaakte bedrijfskontakten toegewezen. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de regel als fout gemarkeerd. Nieuwe bedrijven worden bij de import niet automatisch aangemaakt; maak deze vooraf aan in het tabblad „Bedrijven”.

3. Duplicaten afhandelen: Je kiest of elke regel als een nieuw contact moet worden aangemaakt, herkende duplicaten overgeslagen moeten worden of bijgewerkt moeten worden met de Excel-waarden. Als herkenningskenmerk kunnen e-mail, naam of telefoonnummer worden gekozen.

4. Import uitvoeren: De voortgang wordt weergegeven, je kunt op elk moment Annuleren. Regels met ontbrekende voor-/achternaam, ongeldige e-mail of niet gevonden bedrijf worden overgeslagen en aan het einde opgelijst met regelnummer en foutmelding. Contactgroepen en bedrijven zelf kunnen niet via deze import worden aangemaakt, alleen personen-contacten.

Tabellen: Kolommen, Sortering en Instellingen

Alle drie de tabellen (Contacten, Bedrijven, Groepen) zijn onafhankelijk van elkaar configureerbaar:

• Contacten: Voornaam, Achternaam, E-mails, Contactgroepen, Bedrijf, Functie, Telefoonnummers, Straat, Postcode, Stad, Land, Notities.

• Bedrijven: Bedrijfsnaam, Straat, Postcode, Stad, Land, Telefoon, E-mail.

• Groepen: Groepsnaam, Aantal leden.

Sorteren: Klik op een sorteerbare kolomkop; elke tabel is standaard alfabetisch gesorteerd naar hun naamveld.

Kolominstellingen wijzigen: Klik rechtsboven in de respectievelijke tabel op het „⋮“-symbool (drie puntjes) en kies „Tabelinstellingen”. Daar kun je kolommen in- of uitschakelen, hun volgorde wijzigen en hun breedte aanpassen. In hetzelfde menu vind je ook „Kopiëren naar klembord” en „Exporteren”.

Opslaan: Deze instellingen worden voor elke van de drie tabellen afzonderlijk en alleen lokaal op je apparaat opgeslagen. Ze hebben geen invloed op andere admins van je bedrijf of andere tabellen elders in de app.