Kontakte in der Firmenverwaltung
Auf der Seite Kontakte verwaltest du externe Ansprechpartner deiner Firma z. B. bei Kunden, Handwerkern oder Lieferanten. Das ist ausdrücklich kein Verzeichnis deiner eigenen Firmenmitarbeiter (dafür gibt es die Seite „Mitarbeiter").
Wer sieht und bearbeitet diese Seite
Diese Seite ist ausschließlich für Firmenadmins zugänglich. Alle anderen Rollen werden automatisch auf das Firmenprofil umgeleitet und können weder Kontakte einsehen noch bearbeiten.
Drei Reiter
Oben findest du drei Reiter, die dieselben Grunddaten aus unterschiedlichen Blickwinkeln zeigen:
Kontakte - einzelne Personen
Firmen - die Organisationen, denen Personen zugeordnet werden können
Gruppen - frei definierbare Kategorien/Tags für Kontakte
Eine gemeinsame Suchleiste durchsucht die jeweils aktive Liste; dein Suchbegriff wird in der URL gespeichert, sodass ein geteilter Link denselben Suchstatus zeigt. Änderungen, auch von anderen Admins deiner Firma an einem anderen Gerät, werden live in die Liste übernommen.
Reiter „Kontakte“
Über den runden Plus-Button unten rechts legst du einen neuen Kontakt an: Vorname und Nachname sind Pflichtfelder, dazu kommen beliebig viele E-Mail-Adressen und Telefonnummern, eine Firmenzuordnung, Position, Adresse, Notizen sowie eine Mehrfachauswahl von Kontaktgruppen. Wählst du eine Firma aus und die Adressfelder sind noch leer, werden sie automatisch mit der Firmenadresse vorbefüllt. Ein Klick auf einen bestehenden Kontakt in der Tabelle öffnet den gleichen Dialog zum Bearbeiten, sowie zusätzlich einen Detaildialog mit weiteren Informationen ist zu einer der E-Mails bereits ein registrierter upmesh-Nutzer vorhanden, siehst du dort zusätzlich dessen Projekte, Aktivitäten und Ticket-Kommentare.
Beim Löschen (mit Sicherheitsabfrage) verschwindet der Kontakt aus allen Listen und Auswahlmöglichkeiten (z. B. bei der Firmenzuordnung), er wird aber nur als gelöscht markiert, nicht sofort endgültig entfernt.
Reiter „Firmen“
Hier legst du die Organisationen an, denen Personen-Kontakte zugeordnet werden (Firmenname als Pflichtfeld, dazu Adresse, Telefon, E-Mail). Über das Symbol „Kontakte zuordnen“ wählst du direkt hier aus, welche Personen-Kontakte zu dieser Firma gehören sollen. Eine Änderung wirkt sich unmittelbar auf die Firmenzuordnung im jeweiligen Personen-Kontakt aus (alternativ kannst du das auch direkt im Kontakt-Dialog einstellen, beide Wege führen zum selben Ergebnis).
Löschen einer Firma: Der Bestätigungsdialog zeigt dir an, wie viele Personen-Kontakte davon betroffen sind. Diese Kontakte werden dabei nicht gelöscht, verlieren aber ihre Firmenzuordnung.
Reiter „Gruppen“
Gruppen sind frei benennbare Kategorien, mit denen du Kontakte bündeln kannst (z. B. „Elektriker“ oder „Bestandskunden“). Über „Kontakte zuordnen“ legst du, nach Firmenzugehörigkeit sortiert, die komplette Mitgliederliste der Gruppe fest; anders als bei Firmen wird hier die Liste bei jedem Speichern komplett ersetzt, nicht ergänzt. Löschst du eine Gruppe, bleiben die zugehörigen Kontakte bestehen, verlieren aber die Gruppenzuordnung.
Wichtige Auswirkung auf andere Seiten: Kontaktgruppen kannst du in der Projektverwaltung nutzen, um alle Mitglieder einer Gruppe auf einmal als Team-Mitglieder in ein Projekt einzuladen. Nur Kontakte mit mindestens einer E-Mail-Adresse werden dabei berücksichtigt, und gelöschte Kontakte tauchen dort nicht mehr auf. Änderungen, die du hier an Kontakten oder Gruppen vornimmst, wirken sich also direkt darauf aus, wen du später bei der Projekt-Team-Einladung per Gruppe zur Auswahl bekommst.
Kontakte per Excel importieren
Über den Plus-Button findest du zusätzlich „Kontakte importieren“, einen vierstufiger Assistenten:
Datei auswählen: Es wird das erste Tabellenblatt einer Excel-Datei eingelesen.
Spalten zuordnen: Du ordnest jeder Excel-Spalte ein Zielfeld zu (Vorname, Nachname, E-Mails, Telefonnummern, Firma, Position, Adresse, Notizen); passende Spaltenüberschriften werden automatisch vorgeschlagen. Mehrere E-Mails/Telefonnummern in einer Zelle trennst du mit Semikolon. Die Firma wird über einen exakten Namensabgleich mit bereits angelegten Firmenkontakten zugeordnet. Findet sich keine Übereinstimmung, wird die Zeile als Fehler markiert. Neue Firmen werden beim Import nicht automatisch angelegt; lege sie vorher im Reiter „Firmen“ an.
Duplikate behandeln: Du wählst, ob jede Zeile als neuer Kontakt angelegt wird, erkannte Duplikate übersprungen oder mit den Excel-Werten aktualisiert werden sollen. Als Erkennungsmerkmal stehen E-Mail, Name oder Telefonnummer zur Auswahl.
Import durchführen: Der Fortschritt wird angezeigt, du kannst jederzeit abbrechen. Zeilen mit fehlendem Vor-/Nachnamen, ungültiger E-Mail oder nicht gefundener Firma werden übersprungen und am Ende mit Zeilennummer und Fehlermeldung aufgelistet. Kontaktgruppen und Firmen selbst lassen sich über diesen Import nicht anlegen, nur Personen-Kontakte.
Tabellen: Spalten, Sortierung und Einstellungen
Alle drei Tabellen (Kontakte, Firmen, Gruppen) sind unabhängig voneinander konfigurierbar:
Kontakte: Vorname, Nachname, E-Mails, Kontaktgruppen, Firma, Position, Telefonnummern, Straße, PLZ, Stadt, Land, Notizen.
Firmen: Firmenname, Straße, PLZ, Stadt, Land, Telefon, E-Mail.
Gruppen: Gruppenname, Anzahl Mitglieder.
Sortieren: Klicke auf eine sortierbare Spaltenüberschrift; jede Tabelle ist standardmäßig alphabetisch nach ihrem Namensfeld sortiert.
Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der jeweiligen Tabelle auf das „⋮“-Symbol (drei Punkte) und wähle „Tabelleneinstellungen“. Dort kannst du Spalten ein-/ausblenden, ihre Reihenfolge ändern und ihre Breite anpassen. Im selben Menü findest du außerdem „In Zwischenablage kopieren“ und „Exportieren“.
Speicherung: Diese Einstellungen werden für jede der drei Tabellen getrennt und nur lokal auf deinem Gerät gespeichert. Sie wirken sich nicht auf andere Admins deiner Firma oder andere Tabellen an anderer Stelle der App aus.
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