Kontakty w Administracji firmy

Na stronie Kontakty zarządzasz zewnętrznymi kontaktami swojej firmy, np. klientami, rzemieślnikami lub dostawcami. Nie jest to wprost katalog pracowników Twojej firmy (od tego jest strona „Pracownicy”).

Kto widzi i edytuje tę stronę

Ta strona jest dostępna wyłącznie dla administratorów firmy. Wszystkie inne role są automatycznie przekierowywane do profilu firmy i nie mogą przeglądać ani edytować kontaktów.

Trzy karty

Na górze znajdziesz trzy karty, które pokazują te same podstawowe dane z różnych perspektyw:

• Kontakty - poszczególne osoby

• Firmy - organizacje, którym można przypisać osoby

• Grupy - dowolnie definiowalne kategorie/tagi dla kontaktów

Wspólny pasek wyszukiwania przeszukuje aktualnie aktywną listę; Twoje zapytanie wyszukiwania jest zapisywane w URL, dzięki czemu udostępniony link pokazuje ten sam stan wyszukiwania. Zmiany, również dokonane przez innych administratorów Twojej firmy na innym urządzeniu, są wprowadzane do listy w czasie rzeczywistym.

Karta „Kontakty”

Za pomocą zaokrąglenego przycisku plus w prawym dolnym rogu tworzysz nowy kontakt: imię i nazwisko są polami obowiązkowymi, oprócz tego możesz dodać dowolną liczbę adresów e-mail i numerów telefonów, przypisanie do firmy, stanowisko, adres, notatki oraz wielokrotny wybór grup kontaktowych. Jeśli wybierzesz firmę, a pola adresowe są puste, zostaną one automatycznie wypełnione adresem firmy. Kliknięcie w istniejący kontakt w tabeli otwiera ten sam dialog edycji, a dodatkowo, jeśli do jednego z adresów e-mail jest zarejestrowany użytkownik upmesh, wyświetla dialog szczegółowy z dodatkowymi informacjami, takimi jak jego projekty, aktywności i komentarze w zgłoszeniu.

Podczas usuwania (z prośbą o potwierdzenie) kontakt znika ze wszystkich list i opcji wyboru (np. przy przypisywaniu do firmy), ale zostaje tylko oznaczony jako usunięty, a nie natychmiast trwale wykasowany.

Karta „Firmy”

Tutaj tworzysz organizacje, którym przypisuje się kontakty osobowe (nazwa firmy jako pole obowiązkowe, oprócz tego adres, telefon, e-mail). Za pomocą symbolu „Przypisz kontakty” możesz bezpośrednio tutaj wybrać, które kontakty osobowe mają należeć do tej firmy. Zmiana wpływa bezpośrednio na przypisanie do firmy w odpowiednim kontakcie osobowym (alternatywnie możesz to ustawić bezpośrednio w dialogu kontaktu – oba sposoby prowadzą do tego samego wyniku).

Usuwanie firmy: Dialog potwierdzenia pokazuje Ci, ile kontaktów osobowych zostanie tym objętych. Kontakty te nie zostaną usunięte, ale stracą przypisanie do firmy.

Karta „Grupy”

Grupy to dowolnie nazywane kategorie, dzięki którym możesz grupować kontakty (np. „Elektrycy” lub „Stali klienci”). Za pomocą funkcji „Przypisz kontakty”, posortowane według przynależności do firmy, ustalasz pełną listę członków grupy; w przeciwieństwie do firm, tutaj lista przy każdym zapisaniu jest całkowicie zastępowana, a nie uzupełniana. Jeśli usuniesz grupę, powiązani kontakty zostaną, ale stracą przypisanie do grupy.

Ważny wpływ na inne strony: Grup kontaktowych możesz użyć w zarządzaniu projektami, aby zaprosić wszystkich członków grupy jako członków zespołu do projektu. Uwzględniane są tylko kontakty z co najmniej jednym adresem e-mail, a usunięte kontakty nie pojawią się tam więcej. Zmiany, które wprowadzisz tutaj w kontaktach lub grupach, wpływają więc bezpośrednio na to, kogo później zobaczysz do wyboru podczas zapraszania zespołu projektowego za pomocą grupy.

Importowanie kontaktów przez Excel

Za pomocą przycisku plus znajdziesz dodatkowo „Importuj kontakty”, czyli czteroetapowego asystenta:

1. Wybierz plik: Odczytywane jest pierwsze arkusz z pliku Excel.

2. Przypisz kolumny: Przypisujesz każdej kolumnie Excel pole docelowe (Imię, Nazwisko, E-maile, Numery telefonów, Firma, Stanowisko, Adres, Notatki); pasujące nagłówki kolumn są automatycznie sugerowane. Kilka adresów e-mail/numerów telefonów w jednej komórce oddzielasz średnikiem. Firma jest przypisywana poprzez dokładne dopasowanie nazwy z już utworzonymi kontaktami firmowymi. Jeśli nie znaleziono dopasowania, wiersz zostanie oznaczony jako błąd. Nowe firmy nie są automatycznie tworzone podczas importu; utwórz je wcześniej w karcie „Firmy”.

3. Obsługa duplikatów: Wybierasz, czy każdy wiersz ma być tworzony jako nowy kontakt, czy wykryte duplikaty mają zostać pominięte lub zaktualizowane wartościami z Excel. Jako cechy rozpoznawcze do wyboru pozostają: e-mail, nazwisko lub numer telefonu.

4. Przeprowadź import: Wyświetlany jest postęp, możesz w dowolnym momencie przerwać proces. Wiersze z brakującymi imionami/nazwiskami, nieprawidłowym adresem e-mail lub nieznaną firmą zostaną pominięte i na końcu wymienione z numerem wiersza i komunikatem błędu. Grup kontaktowych i samych firm nie można tworzyć za pomocą tego importu, jedynie kontakty osobowe.

Tabele: Kolumny, sortowanie i ustawienia

Wszystkie trzy tabele (Kontakty, Firmy, Grupy) można konfigurować niezależnie od siebie:

• Kontakty: Imię, Nazwisko, E-maile, Grupy kontaktowe, Firma, Stanowisko, Numery telefonów, Ulica, Kod pocztowy, Miasto, Kraj, Notatki.

• Firmy: Nazwa firmy, Ulica, Kod pocztowy, Miasto, Kraj, Telefon, E-mail.

• Grupy: Nazwa grupy, Liczba członków.

Sortowanie: Kliknij w sortowalny nagłówek kolumny; każda tabela jest domyślnie posortowana alfabetycznie według jej pola nazwy.

Zmiana ustawień kolumn: Kliknij w prawym górnym rogu w odpowiedniej tabeli w symbol „⋮” (trzy kropki) i wybierz „Ustawienia tabeli”. Tam możesz pokazywać/ukrywać kolumny, zmieniać ich kolejność i dostosowywać ich szerokość. W tym samym menu znajdziesz również „Kopiuj do schowka” oraz „Eksportuj”.

Zapisywanie: Te ustawienia są zapisywane osobno dla każdej z trzech tabel i tylko lokalnie na Twoim urządzeniu. Nie wpływają one na innych administratorów Twojej firmy ani na inne tabele w innych miejscach aplikacji.