Genehmigungsprozesse in der Firmenverwaltung

Auf dieser Seite legst du fest, wer Zeiterfassungen, Abwesenheiten und Zulagenbuchungen deiner Mitarbeiter genehmigen muss, bevor sie endgültig sind – inklusive Reihenfolge bei mehrstufigen Freigaben.

Du findest diese Seite im Firmenbereich links im Menü unter dem Abschnitt „Zeiterfassung“ als Eintrag „Genehmigungsprozess“. Dieser Menüpunkt erscheint nur, wenn deine Firma das Zeiterfassungsmodul nutzt.

Wer sieht und bearbeitet diese Seite

Diese Seite ist ausschließlich für Firmenadmins zugänglich; alle anderen Rollen landen automatisch auf dem Firmenprofil. Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind entsprechend nur als Admin möglich, die Berechtigung wird zusätzlich serverseitig geprüft.

Prozess anlegen oder bearbeiten

Über den runden Plus-Button unten rechts öffnest du den Anlegen-Dialog; über das Stift-Symbol in einer Tabellenzeile bearbeitest du einen bestehenden Prozess. Du legst fest:

• Name – Pflichtfeld, firmenweit eindeutig.

• Gilt für – Alle, Zeiterfassung, Zulage oder Abwesenheit; optional zusätzlich eine konkrete Aufgabe oder Zulagenart.

• Gültig für – Alle Mitarbeiter, eine bestimmte Gruppe oder bestimmte einzelne Mitarbeiter (per Mehrfachauswahl).

• Genehmigungsschritte – eine per Ziehen sortierbare Liste. Pro Schritt legst du fest, wer genehmigt: bestimmte Mitarbeiter, der Vorgesetzte, der Vorgesetzte des Vorgesetzten, die Lohnbuchhaltung oder der Projektleiter. Zusätzlich (außer bei Lohnbuchhaltung) ein Bearbeitungszeitfenster in Tagen ab Erstellung, innerhalb dessen der Genehmiger den Eintrag noch selbst ändern darf.

• „Nach Genehmigung gesperrt“ – Schalter; ist er aktiv, kann ein bereits genehmigter Eintrag von niemandem außer der Lohnbuchhaltung mehr geändert werden.

• Aktiv – Schalter zum Ein-/Ausschalten des gesamten Prozesses.

Wann werden Änderungen wirksam?

Welcher Prozess auf einen Eintrag angewendet wird, wird nur beim Anlegen eines Zeiteintrags/einer Abwesenheit/Zulagenbuchung neu ermittelt, sowie erneut bei jeder inhaltlichen Änderung dieses Eintrags. Änderst du die Genehmigungskette selbst (z. B. andere Genehmigende, andere Reihenfolge, „Nach Genehmigung gesperrt“), wirkt sich das nur auf künftig neu erstellte oder danach geänderte Einträge aus – bereits eingereichte, noch offene Genehmigungsschritte werden nicht automatisch neu bewertet, und bereits genehmigte Einträge werden nicht rückwirkend erneut geprüft. Wer auf der Seite „Genehmigungen“ offene Freigaben sieht, richtet sich also nach dem Prozessstand zum Zeitpunkt der Einreichung, nicht nach der aktuellen Prozessdefinition.

Prozess löschen

Über das Papierkorb-Symbol löschst du einen Prozess nach einer Sicherheitsabfrage. Es gibt keine Prüfung, ob der Prozess noch in laufenden Genehmigungsschritten verwendet wird – bereits laufende Freigaben mit diesem Prozess bleiben unverändert bestehen, für neue Einträge wird der gelöschte Prozess aber nicht mehr berücksichtigt. Findet sich für einen neuen Eintrag kein passender aktiver Prozess mehr, benötigt er gar keine Freigabe.