Procesy zatwierdzania w Administracji firmy

Na tej stronie określasz, kto musi zatwierdzić śledzenie czasu, nieobecności oraz naliczanie dodatków Twoich pracowników, zanim zostaną one ostatecznie zaakceptowane – w tym kolejność w przypadku wieloetapowych procesów zatwierdzania.

Tę stronę znajdziesz w sekcji Administracja firmy w menu po lewej stronie, w rozdziale „Śledzenie czasu” jako wpis „Proces zatwierdzania”. Ten punkt menu pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja firma korzysta z modułu śledzenia czasu.

Kto widzi i edytuje tę stronę

Strona ta jest dostępna wyłącznie dla Administratorów firmy; wszystkie inne role są automatycznie przekierowywane do profilu firmy. Tworzenie, edycja i usuwanie są możliwe tylko dla administratorów, a uprawnienia są dodatkowo weryfikowane po stronie serwera.

Tworzenie lub edycja procesu

Za pomocą okrągłego przycisku „plus” w prawym dolnym rogu otworzysz dialog tworzenia; za pomocą ikony ołówka w wierszu tabeli edytujesz istniejący proces. Określasz w nim:

• Nazwa – pole obowiązkowe, unikalna w całej firmie.

• Dotyczy – Wszystkich, Śledzenie czasu, Dodatek lub Nieobecność; opcjonalnie dodatkowo konkretne zadanie lub rodzaj dodatku.

• Obowiązuje dla – Wszystkich pracowników, określonej grupy lub konkretnych poszczególnych pracowników (poprzez wielokrotny wybór).

• Kroki zatwierdzania – lista umożliwiająca sortowanie metodą przeciągania. Dla każdego kroku określasz, kto zatwierdza: konkretnych pracowników, przełożonego, przełożonego przełożonego, płacę (księgowość płacową) lub kierownika projektu. Dodatkowo (z wyjątkiem płacy) czas na edycję w dniach od momentu utworzenia, w którym zatwierdzający może jeszcze samodzielnie zmienić wpis.

• „Zablokowane po zatwierdzeniu” – przełącznik; jeśli jest aktywny, wpis, który został już zatwierdzony, nie może zostać zmieniony przez nikogo poza działem płac.

• Aktywny – przełącznik do włączania/wyłączania całego procesu.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Który proces zostanie zastosowany do wpisu, jest ustalany ponownie tylko przy tworzeniu wpisu czasu/nieobecności/naliczenia dodatku, a także przy każdej kolejnej zmianie treści tego wpisu. Jeśli zmienisz sam łańcuch zatwierdzania (np. innych zatwierdzających, inną kolejność, „Zablokowane po zatwierdzeniu”), wpłynie to tylko na nowo tworzone lub zmieniane w przyszłości wpisy – już przesłane, otwarte kroki zatwierdzania nie zostaną automatycznie ponownie ocenione, a już zatwierdzone wpisy nie zostaną poddane ponownej kontroli wstecznej. Osoba widząca otwarte zatwierdzenia na stronie „Zatwierdzenia” kieruje się więc stanem procesu w momencie przesłania, a nie aktualną definicją procesu.

Usuwanie procesu

Za pomocą ikony kosza usuwasz proces po potwierdzeniu w zapytaniu bezpieczeństwa. Nie ma żadnej weryfikacji, czy proces jest wciąż używany w toczących się krokach zatwierdzania – trwające zatwierdzenia z tym procesem pozostają niezmienione, ale dla nowych wpisów usunięty proces nie będzie już brany pod uwagę. Jeśli dla nowego wpisu nie zostanie znaleziony żaden pasujący aktywny proces, nie wymaga on w ogóle zatwierdzenia.