Medewerkers in het Bedrijfsaccount-beheer

Op de pagina Medewerker beheer je alle leden van je bedrijf: je nodigt nieuwe medewerkers uit, wijzigt hun rol, rechten en groep, en verwijdert ze indien nodig weer uit het bedrijf.

Wie ziet en bewerkt deze pagina

De pagina is zichtbaar voor gebruikers met de rol Bedrijfsbeheerder of Projectleider. Nieuwe medewerkers toevoegen, bewerken of verwijderen mag je echter uitsluitend als Admin.

Licentieoverzicht

Via het informatie-symbool naast de titel zie je je huidige licentieverbruik: gebruikte/geboekte Manager-licenties, medewerkers-licenties en – indien je Tijdregistratie-module actief is – Tijdregistratie-licenties.

Zoeken

Via de zoekbalk doorzoek je de lijst op voornaam/achternaam, e-mail, rol, personeelsnummer, groep, telefoonnummer of werktijdmodel. Je zoekterm wordt in de URL opgeslagen, zodat een gedeelde link dezelfde zoekstatus reproduceert.

Medewerker uitnodigen

Via de ronde Plus-knop rechtsonder open je het dialoogvenster "Medewerker toevoegen". Vooraf wordt gecontroleerd of er nog vrije licenties beschikbaar zijn – is je quotum opgebruikt, dan verschijnt in plaats van het dialoogvenster een melding dat het maximale aantal licenties is bereikt. Zonder actieve serververbinding is uitnodigen eveneens niet mogelijk.

In het dialoogvenster stel je het volgende in:

• Licentietype/Rol: Volledige licentie, medewerkerslicentie (Collaborator), Tijdregistratie-licentie of Inactief.

• Naam (verplicht) en E-mail (verplicht bij volledige licentie).

• Leidinggevende – wijst een leidinggevende uit het bedrijf toe aan de medewerker.

• Admin-vinkje (alleen bij volledige licentie) – maakt de medewerker tot bedrijfs-admin.

• Loonadministratie (alleen bij volledige licentie) – activeert automatisch alle rechten voor Tijdregistratie, Afwezigheden en toeslagen op "alle".

• "Kan bedrijfsmedewerkers uitnodigen voor projecten" en "Kan journaals bewerken".

• Personeelsnummer en Groep.

• Bij actieve Tijdregistratie-module aanvullend: Werktijdmodel en de rechten "Kan tijden registreren voor"/"inzien van", "Kan overuren registreren voor"/"inzien van" en "Kan Afwezigheden registreren/goedkeuren voor"/"inzien van" (respectievelijk niemand/alleen zichzelf/groep/alle).

Er is geen aparte "Uitnodiging"-functie met een eigen status: De medewerker wordt direct als een volledig bedrijfslid aangemaakt; bestaat er nog geen gebruikersaccount voor het opgegeven e-mailadres, dan wordt er automatisch een aangemaakt en wordt het registratieproces voor deze persoon gestart.

Medewerker bewerken

Een klik op het potlood-symbool in de tabel (of op de regel zelf, dan in het tabblad "Rechten") opent dezelfde velden als bij het uitnodigen. Daarnaast kun je hier het telefoonnummer wijzigen; het e-mailadres kan alleen worden bewerkt zolang de medewerker nog geen eigen gebruikersaccount heeft. De knop Opslaan is alleen actief als er daadwerkelijk iets is gewijzigd en er een serververbinding is.

Impact op de betrokken medewerker en andere pagina's: Wijzigingen in rol, groep of rechten hebben directe impact op het account van de medewerker – bijv. wat hij kan zien en doen op de pagina's Tijdregistratie, Goedkeuringen of in Projecten verandert. Een naamswijziging werkt bedrijfsbreed door op alle plaatsen waar de naam wordt getoond (Tickets, projecten, reacties). Een downgrade naar "Inactief" of "Tijdregistratie-licentie" wordt geweigerd zolang de medewerker nog actief lid is van ten minste één Enterprise-project – je krijgt dan de keuze om hem in de betrokken projecten automatisch te downgraden naar de rol "Waarnemer" of hem volledig uit deze projecten te verwijderen voordat de rolwijziging van kracht wordt.

Medewerker verwijderen

Via het prullenbak-symbool in de tabel verwijder je een medewerker volledig uit het bedrijf na een veiligheidsvraag. De laatste overgebleven admin van een bedrijf kan niet worden verwijderd. Is de medewerker nog actief betrokken bij een Enterprise-project, dan gelden dezelfde twee opties als bij de downgrade (automatische downgrade naar Waarnemer of volledige verwijdering uit de projecten). De betrokken medewerker verliest onmiddellijk zijn toegang tot het bedrijf en – afhankelijk van de gekozen optie – deels of volledig ook tot de bijbehorende projecten.

Leden-details

Een klik op een tabelregel opent het leden-dialoogvenster met meerdere tabbladen: Informatie (contactgegevens, leidinggevende, ondergeschikte medewerkers, QR-code), Projecten/Activiteiten (alleen bij een bestaand gebruikersaccount), Werktijdmodel, Rechten (alleen voor admins – identiek aan het bewerkingsvenster) evenals Tijdregistratie (alleen bij een actieve module en wanneer jijzelf betrokken bent of de rechten voor loonadministratie hebt).

Tabel: Kolommen, sortering en instellingen

De medewerkerstabel toont: profielfoto, voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, personeelsnummer, groep, rol en – alleen bij een actieve Tijdregistratie-module – werktijdmodel en loonadministratie (Ja/Nee).

Sorteren: Klik op een kolomkop om daarna te sorteren; de standaard sortering is achternaam oplopend. De profielfoto is niet sorteerbaar.

• Kolominstellingen wijzigen: Klik rechtsboven in de tabel op het "⋮"-symbool (drie puntjes) en kies "Tabelinstellingen". Daar kun je kolommen in- of uitschakelen, hun volgorde en breedte wijzigen. In hetzelfde menu vind je ook "Kopiëren naar klembord" en "Exporteren" (als CSV/Excel).

• Opslaan: Deze instellingen worden alleen lokaal op je apparaat opgeslagen en hebben uitsluitend betrekking op deze tabel – ze hebben geen invloed op andere admins of andere tabellen elders in de app.