Śledzenie czasu – Zatwierdzenia

Na stronie Zatwierdzenia sprawdzasz otwarte zatwierdzenia swoich pracowników: śledzenie czasu, nieobecności (np. urlop, choroba) oraz świadczenia dodatkowe. Widzisz tutaj tylko wpisy, które oczekują na zatwierdzenie.

Kto co widzi

Domyślnie widzisz tylko księgowania, w których sam jesteś wpisany jako kolejny zatwierdzający w procesie zatwierdzania (zakładka „Moje”). Jeśli posiadasz uprawnienia płacowe w swojej firmie, otrzymasz dodatkowo zakładkę „Wszystkie”, dzięki której zobaczysz wszystkie otwarte zatwierdzenia w firmie – niezależnie od tego, czy sam znajdujesz się w kroku zatwierdzania.

Zmiana widoku

W prawym górnym rogu możesz przełączać się za pomocą ikony widoku między widokiem tabeli a widokiem listy. Oba pokazują te same wpisy, przy czym widok tabeli oferuje dodatkowo sortowanie, ustawienia kolumn i eksport (patrz niżej).

Filtrowanie

Przez ikonę filtra otwierasz dialog, w którym możesz ograniczyć wyświetlane księgowania:

• Okres czasowy – od/do (data)

• Rodzaj księgowania – Wszystkie, śledzenie czasu, nieobecność lub świadczenie dodatkowe

• Pracownicy – wybór za pomocą chipów, w tym e-mail i numer pracownika

• Projekty, centra kosztów, zadania, świadczenia dodatkowe – odpowiednio jako wybór za pomocą chipów, wypełnione wartościami faktycznie występującymi w aktualnie otwartych księgowaniach

• Limit – górna granica wyświetlania (np. 100/500/1000 lub brak limitu); jest to tylko ograniczenie wyświetlania, a nie filtr merytoryczny

Przycisk „Zastosuj” pokazuje na żywo, ile wpisów odpowiada Twojemu wyborowi w stosunku do całkowitej liczby. Poprzez „Resetuj” usuwasz wszystkie filtry. Twój ostatnio używany filtr zostanie zapisany lokalnie na tym urządzeniu i zostanie automatycznie ponownie zastosowany przy kolejnym otwarciu strony – dotyczy to tylko Ciebie, nie innych użytkowników. Jeśli znajdzie się więcej trafień, niż pozwala na to ustawiony limit, pojawi się pasek informacyjny z liczbą wyświetlonych i całkowitą liczbą wpisów.

Zatwierdzenie lub odrzucenie pojedynczego księgowania

Zarówno w widoku tabeli, jak i listy, każde księgowanie posiada dwie ikony akcji: zielony znaczek przy potwierdzeniu do Zatwierdzenia i czerwony krzyżyk do Odrzucenia. W zależności od Twoich uprawnień dostępne są dodatkowo opcje „Edytuj” i „Usuń” (w widoku listy przez menu „⋮”). Kliknięcie w samo księgowanie otwiera szczegółowy widok wpisu.

Wpływ na innych użytkowników: Jeśli zatwierdzisz księgowanie, a jest ono ostatnim krokiem w procesie zatwierdzania, wpis zostaje ostatecznie zatwierdzony. Jeśli istnieją dalsze kroki zatwierdzania, księgowanie automatycznie przechodzi do następnego zatwierdzającego – widzi go on wtedy na swojej własnej stronie zatwierdzania. Jeśli odrzucisz księgowanie, zostanie ono natychmiast oznaczone jako „odrzucone” i proces zatwierdzania zostanie przerwany. W obu przypadkach dotknięty pracownik otrzymuje powiadomienie (zawsze jako wpis w dzienniku zdarzeń, dodatkowo poprzez powiadomienie push/e-mail, jeśli ma to aktywowane w ustawieniach powiadomień) oraz status zmienia się natychmiast również w jego własnym widoku śledzenia czasu.

Zatwierdzanie wszystkich księgowan w raz

Za pomocą ikony „Zatwierdź wszystkie księgowania” w nagłówku u góry możesz zatwierdzić wszystkie aktualnie wyświetlane (czyli określone przez Twój filtr) otwarte księgowania w jednym kroku. Najpierw otrzymasz pytanie o potwierdzenie z liczbą dotkniętych wpisów, a następnie zatwierdzenia będą przebiegać jeden po drugim z paskiem postępu. Skutki są takie same jak przy pojedynczym zatwierdzaniu, tylko dla wszystkich widocznych wpisów jednocześnie – sprawdź więc swój filtr, zanim użyjesz tej funkcji.

Widok tabeli: Kolumny, sortowanie i ustawienia

Tabela pokazuje m.in. następujące kolumny: Data, zdjęcie pracownika, imię, nazwisko, numer pracownika, rodzaj księgowania, centrum kosztów, projekt, Zgłoszenie, wpisane przez, zadanie, świadczenie dodatkowe i jego wartość, początek, koniec, przerwa, suma i notatka.

• Sortowanie: Kliknij nagłówek kolumny, aby posortować według niej (rosnąco lub malejąco). Kolumna ze zdjęciem pracownika nie daje się sortować.

• Zmiana ustawień kolumn: Kliknij w prawym górnym rogu tabeli ikonę „⋮” (trzy kropki). W rozwijanym menu wybierz „Ustawienia tabeli”. Możesz tam ukryć lub wyświetlić poszczególne kolumny, zmienić ich kolejność metodą przeciągnij i upuść oraz dostosować ich szerokość.

• Zapisywanie: Twoje ustawienia kolumn są zapisywane tylko lokalnie na Twoim urządzeniu i wpływają wyłącznie na tę tabelę – nie na innych użytkowników i nie na inne tabele śledzenia czasu w innych miejscach aplikacji.

• Eksport i kopiowanie: W tym samym menu „⋮” znajdziesz również „Kopiuj” (kopiuje tabelę do schowka) oraz „Eksport” (pobiera aktualnie widoczne kolumny i wiersze jako plik Excel). Eksport jest dostępny tylko w widoku tabeli, nie w widoku listy.

Kto może co

Zatwierdzanie i odrzucanie jest możliwe tylko wtedy, gdy posiadasz uprawnienia płacowe w firmie lub jesteś wpisany jako osoba zatwierdzająca w bieżącym kroku zatwierdzania danego wpisu. Edycja lub usuwanie pojedynczych księgowań zależy dodatkowo od okna czasowego edycji. Jeśli dane akcje nie są dla Ciebie dostępne, odpowiednie ikony nie zostaną wyświetlone lub zostaną dezaktywowane.