Śledzenie czasu – Lista płac

Na stronie Wynagrodzenia podsumowujesz zatwierdzone Śledzenie czasu, Nieobecności (np. urlop, zwolnienie lekarskie) oraz świadczenia dodatkowe Twoich pracowników za dany okres rozliczeniowy, aby móc przekazać je do działu płac.

Kto widzi tę stronę

Strona jest widoczna tylko dla użytkowników z uprawnieniami do rozliczania płac. Uprawnienie to jest przyznawane dla każdego pracownika w sekcji Administracja firmy. Bez tych uprawnień element menu w sekcji Śledzenie czasu w ogóle się nie pojawi, a powiązane akcje (tworzenie, edycja, aktualizacja okresu) zostaną odrzucone po stronie serwera.

Trzy poziomy widoku

Strona składa się z trzech poziomów:

1. Przegląd okresów rozliczeniowych – lista wszystkich okresów rozliczeniowych Twojej firmy.

2. Przegląd pracowników dla okresu – po kliknięciu w okres: lista wszystkich pracowników wraz z ich sumami za ten okres.

3. Szczegółowy widok pracownika – po kliknięciu w pracownika: wszystkie pojedyncze wpisy (czas pracy, Nieobecności, świadczenia dodatkowe) tego pracownika w danym okresie.

Na poziomie 2 i 3 możesz szybko przełączać się między poprzednim/następnym okresem za pomocą przycisków strzałek na górze (również za pomocą klawiatury: strzałki lewo/prawo); na poziomie 3 dodatkowo między pracownikami (Alt+strzałki). Kliknięcie w tytuł przycisku otwiera listę do bezpośredniego wyboru. Za pomocą strzałki „wstecz” w lewym górnym rogu możesz wrócić o jeden poziom wyżej.

Tworzenie i edycja okresu

Za pomocą okrągłego przycisku „plus” w prawym dolnym rogu w przeglądzie okresów możesz utworzyć nowy okres (jeśli jeszcze nie istnieje) lub następny okres następny (jeśli już istnieje) – przy tym wybierasz koniec okresu za pomocą selektora daty. Za pomocą ikony ołówka w wierszu możesz skorygować datę rozpoczęcia i zakończenia istniejącego okresu. Funkcja usuwania okresów nie jest obecnie dostępna.

Status aktualności i aktualizacja

Każdy okres wyświetla znacznik statusu:

• Zielony „aktualny” – od ostatniej synchronizacji nie dodano nowych zatwierdzonych wpisów w zakresie czasowym tego okresu.

• Czerwony „wymaga aktualizacji” – dostępne są nowsze zatwierdzone dane. Ikona informacji otwiera przegląd wpisów, które zostały dodane lub zmienione od ostatniej synchronizacji, z możliwością przejścia do odpowiedniego wpisu.

• Niebieski „aktualizowany”, podczas gdy trwa proces synchronizacji.

• Pomarańczowy „offline”, gdy brak połączenia z serwerem.

Kliknięcie w znacznik statusu potwierdza synchronizację i okres zostaje zaktualizowany: wszystkie zatwierdzone w danym okresie wpisy Śledzenie czasu, Nieobecności i świadczenia dodatkowe zostaną ponownie wczytane. Wpisy otwarte lub odrzucone nie są przy tym brane pod uwagę. Ręczne zmiany, których dokonałeś już w sekcji Wynagrodzenia w danym wpisie, zostaną zachowane podczas ponownej synchronizacji.

Ważne w kontekście wpływu na inne strony/użytkowników: Tworzenie, edycja lub aktualizacja okresu rozliczeniowego nie blokuje ani nie zamyka niczego w sekcji „Zatwierdzenia”. Pracownicy nadal mogą rejestrować czas pracy za dotknięty okres, a osoby zatwierdzające nadal mogą zatwierdzać lub odrzucać wpisy – okres rozliczeniowy będzie wówczas jedynie wyświetlał status „wymaga aktualizacji”, dopóki ponownie go nie zaktualizujesz. Nie istnieje więc mechanizm blokady, a jedynie ręczna synchronizacja z informacją o zmianie.

Wyświetlanie problemów

W przeglądzie okresów oraz w przeglądzie pracowników znacznik liczbowy wskazuje, ile dni zawiera nieścisłości (np. brakujące wpisy). Kliknięcie otwiera listę dotkniętych dni; kliknięcie w dany dzień otwiera widok dzienny danego pracownika.

Edycja pozostałych nadgodzin

W przeglądzie pracowników możesz wpisać i zapisać wartość pozostałych nadgodzin bezpośrednio w tabeli. Ta zmiana dotyczy wyłącznie wynagrodzenia tego pracownika i nie wpływa na jego własny widok Śledzenie czasu.

Tabele: Kolumny, sortowanie i ustawienia

Wszystkie trzy poziomy wyświetlają dane w tabeli:

• Przegląd okresów: Start, koniec, czas trwania w dniach, problemy, status aktualności. Ta tabela nie jest sortowalna.

• Przegląd pracowników: Zdjęcie, imię, nazwisko, numer pracownika, czas docelowy (Soll), czas rzeczywisty (Ist), nadgodziny, przeniesienie nadgodzin, suma nadgodzin, nadgodziny wypłacone, pozostałe nadgodziny oraz (tylko z uprawnieniami do rozliczania płac) kolumna problemów. Większość kolumn jest sortowalna – w tym celu kliknij w nagłówek kolumny.

• Szczegółowy widok pracownika: Zdjęcie, imię, nazwisko, numer pracownika, rodzaj wpisu, data, początek, koniec, przerwa, suma, zadanie, świadczenie dodatkowe i jego wartość, notatka, centrum kosztów, projekt, ⟦MEDIA-n⟧, pochodzenie oraz informacja, czy wpis został już wyeksportowany.

Zmiana ustawień kolumn: Kliknij w prawym górnym rogu odpowiedniej tabeli ikonę „⋮” (trzy kropki). W menu wybierz „Ustawienia tabeli”, aby ukryć lub wyświetlić poszczególne kolumny, zmienić ich kolejność i dostosować ich szerokość. W tym samym menu znajdziesz również opcje „Kopiuj do schowka” oraz „Eksportuj” tabelę.

Zapisywanie i wpływ: Te ustawienia są zapisywane wyłącznie lokalnie na Twoim urządzeniu – oddzielnie dla każdej z trzech tabel. Nie wpływają one na innych użytkowników ani na inne tabele w innych częściach aplikacji; na innym urządzeniu lub u współpracownika ponownie obowiązują standardowe kolumny.

Eksport dla działu płac

Za pomocą ikony eksportu w wierszu przeglądu okresów otworzysz okno dialogowe eksportu. Tam wybierzesz:

• Format eksportu (m.in. CSV, DATEV Lohn, DATEV Lodas, Addison, BRZ, Novaline, GDI, VRG),

• opcjonalnie wybór pracowników (w przeciwnym razie zostaną wyeksportowani wszyscy),

• czy Nieobecności mają zostać wyeksportowane,

• (tylko z uprawnieniami do rozliczania płac) czy wpisy wyeksportowane wcześniej mają zostać ponownie uwzględnione oraz czy wyeksportowane wpisy mają zostać po tym oznaczone jako „wyeksportowane” (zablokowane).

Okno dialogowe na żywo pokazuje, ile wpisów spełnia warunki eksportu; przycisk eksportu jest nieaktywny, jeśli żadne wpisy nie spełniają kryteriów. Pobieranie odbywa się w tle z paskiem postępu; w przypadku błędnych rekordów otrzymasz po fakcie zestawienie problemów. Twoje ostatnio używane ustawienia w oknie dialogowym zostaną zapamiętane lokalnie do następnego eksportu.