Modele czasu pracy w Administracji firmy

Na stronie Modele czasu pracy w sekcji Administracja firmy określasz, ile godzin Twoi pracownicy powinni pracować w dany dzień tygodnia – jako podstawę do Śledzenie czasu. Strona ta pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja firma korzysta z modułu śledzenia czasu.

Kto widzi i edytuje tę stronę

Lista jest co do zasady widoczna, jednak tworzenie, edytowanie, kopiowanie, usuwanie oraz „Ustaw jako standardowe” możesz wykonywać wyłącznie jako Admin firmy – ta weryfikacja odbywa się dodatkowo po stronie serwera i nie można jej ominąć.

Lista modeli

Każdy model pojawia się jako oddzielna karta z oznaczeniem/nazwą, terminem uzupełniania danych w dniach oraz wymaganymi godzinami dla każdego dnia tygodnia (początek, koniec, przerwa; puste oznacza dzień wolny od pracy). Aktualny model standardowy jest oznaczony jako „(Standard)”. Poprzez menu „⋮” na karcie uzyskasz dostęp do edycji, kopiowania oraz – tylko jeśli nie jest to model standardowy – „Ustaw jako standardowe” i „Usuń”.

Utworzenie lub edycja modelu

Poprzez okrągły przycisk plus w prawym dolnym rogu otwierasz okno tworzenia; „Edytuj” w menu karty otwiera to samo okno z istniejącymi wartościami. Wprowadzasz dane:

• Oznaczenie/Nazwa – pole obowiązkowe, musi być unikalne w obrębie Twojej firmy.

• Termin uzupełniania – ile dni wstecz można jeszcze uzupełnić czas pracy (0–31 dni).

• Sekcje – co najmniej jedna. Każda sekcja obowiązuje „od” konkretnego dnia/miesiąca (bez roku, czyli powtarza się co roku) i zawiera dla każdego dnia tygodnia pole wyboru „Dzień roboczy” oraz czas rozpoczęcia, zakończenia i przerwy. Dzięki temu możesz np. zapisać inne godziny pracy na lato niż na zimę.

Ważny skutek: Wymagane godziny pracy nie są zapisywane na stałe przy każdym wpisie czasu, lecz są ustalane na żywo z aktualnego modelu przy każdym wyświetleniu lub obliczeniu. Jeśli więc zmienisz godziny lub przerwy w istniejącym modelu, wpłynie to wstecznie na wszystkie widoki korzystające z tego modelu – czyli także na już minione lub już zatwierdzone okresy w przeglądzie śledzenia czasu, w zatwierdzeniach oraz potencjalnie w rozliczeniu płac. Jeśli chcesz pozostawić wcześniejsze okresy bez zmian, zamiast nadpisywać istniejącą sekcję, utwórz nową sekcję z odpowiednią datą rozpoczęcia ważności.

Kopiowanie modelu

„Kopiuj” otwiera to samo okno z wartościami modelu źródłowego, ale z pustą nazwą – w ten sposób szybko utworzysz wariant istniejącego modelu jako zupełnie nowy, niezależny model.

Ustaw jako standardowe

Ustawia model jako standard dla całej firmy. Model standardowy nie może zostać usunięty, dopóki posiada ten status.

Usuwanie modelu

Poprzez opcję „Usuń” w menu karty możesz usunąć model po pytaniu o potwierdzenie. Usunięcie zostanie odrzucone bez możliwości wymuszenia, jeśli model jest modelem standardowym lub jeśli co najmniej jeden aktywny pracownik ma ten model przypisany (nawet usunięty już pracownik blokuje usuwanie, jeśli istnieją dla niego wpisy w śledzeniu czasu). Komunikat o błędzie wypisze Ci dotknięte osoby. Aby umożliwić usunięcie, musisz najpierw ustawić inny model jako standardowy lub przypisać inny model wszystkim dotkniętym pracownikom w administracji pracowników.

Przypisanie do pracowników

Przypisanie modelu do pojedynczego pracownika odbywa się nie na tej stronie, lecz w profilu danego pracownika (zakładka „Model czasu pracy”) – również z własną datą rozpoczęcia ważności, dzięki czemu pracownik w czasie może mieć kilka modeli jeden po drugim.

Masowe tworzenie przez Excel (tylko na komputerze/w przeglądarce)

Przez przycisk plus w wersji webowej masz dodatkowo do dyspozycji import/eksport do Excela, z kolumnami dla oznaczenia, terminu uzupełniania danych, daty rozpoczęcia ważności oraz czasu rozpoczęcia/zakończenia/przerwy dla każdego dnia tygodnia. Podczas importu na podstawie oznaczenia system rozpoznaje, czy aktualizowany jest istniejący model, czy tworzony jest nowy.