Kostenstellen in der Firmenverwaltung

Auf dieser Seite verwaltest du Kostenstellen und Kostenträger, die deine Mitarbeiter bei der Zeiterfassung, bei Zusatzentgelt-Buchungen und bei Abwesenheiten einem Eintrag zuordnen können.
Du findest diese Seite im Firmenbereich links im Menü unter dem Abschnitt „Zeiterfassung“ als Eintrag „Kostenstellen“. Dieser Menüpunkt erscheint nur, wenn deine Firma das Zeiterfassungsmodul nutzt.

Wer sieht und bearbeitet diese Seite

Die gesamte Firmen-Detailansicht inklusive dieser Seite ist ausschließlich für Firmen-Admins zugänglich; alle anderen Rollen landen automatisch auf dem Firmenprofil. Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind entsprechend nur als Admin möglich – die Berechtigung wird zusätzlich serverseitig geprüft.

Kostenstelle anlegen oder bearbeiten

Über den runden Plus-Button unten rechts öffnest du den Anlegen-Dialog; über das Stift-Symbol in einer Tabellenzeile bearbeitest du eine bestehende Kostenstelle. Felder:

• Kennzeichen – Pflichtfeld, max. 20 Zeichen, muss innerhalb deiner Firma eindeutig sein.

• Beschreibung – frei wählbarer Text.

• „Ist Kostenträger“ – Schalter. Ist er aus, ist es eine einfache Kostenstelle. Ist er an, ist es ein Kostenträger, dem du Projekte zuordnen kannst (siehe unten).

• Aktiv/Inaktiv – Schalter, Standard aktiv.

Ein Kostenträger mit bereits zugeordneten Projekten kann nicht mehr zu einer einfachen Kostenstelle zurückgewandelt werden, solange die Projektzuordnung besteht.

Projekte einem Kostenträger zuordnen

Nur bei Kostenträgern (nicht bei einfachen Kostenstellen) erscheint in der Tabellenzeile ein zusätzliches Fabrik-Symbol „Projekte ändern“. Es öffnet eine Mehrfachauswahl mit allen Firmenprojekten; bereits zugeordnete Projekte sind vorausgewählt, auch bereits gelöschte Projekte werden dort noch angezeigt, damit du sie abwählen kannst.

Auswirkung auf andere Nutzer/Seiten: Ein Projekt kann immer nur einem Kostenträger zugeordnet sein – ordnest du es einem anderen zu, wird die vorherige Zuordnung automatisch entfernt. Diese Zuordnung steuert direkt, welche Projekte deine Mitarbeiter bei der Zeiterfassung als Kostenträger-Chip zur Auswahl bekommen: Nur Kostenträger mit mindestens einem zugeordneten Projekt erscheinen dort mit ihren Projekten, einfache Kostenstellen erscheinen direkt als eigener Chip.

Aktivieren/Deaktivieren

Über den Aktiv-Schalter im Bearbeiten-Dialog steuerst du, ob eine Kostenstelle in der Zeiterfassung neu auswählbar ist. Auswirkung: Setzt du eine Kostenstelle auf inaktiv, verschwindet sie sofort aus der Auswahl bei neuen Zeitbuchungen für alle Mitarbeiter – bereits bestehende Buchungen mit dieser Kostenstelle bleiben aber unverändert sichtbar und auswertbar.

Kostenstelle löschen

Über das Papierkorb-Symbol löschst du eine Kostenstelle nach einer Sicherheitsabfrage. Das Löschen wird ohne Möglichkeit zum Erzwingen verweigert, wenn die Kostenstelle noch in mindestens einer Zeiterfassung, einer Zusatzentgelt-Buchung oder einer Abwesenheit verwendet wird. Du musst diese Verknüpfungen zuerst auflösen oder umhängen, bevor das Löschen möglich ist. Für Kostenstellen, die du zwar nicht mehr aktiv brauchst, aber wegen bestehender Verknüpfungen nicht löschen kannst, ist das Deaktivieren die passende Alternative.

Tabelle: Spalten, Sortierung und Einstellungen

Die Tabelle zeigt: Kennzeichen, Beschreibung, „Kostenträger?“ (Ja/Nein), Status (aktiv/inaktiv) und – bei Kostenträgern – die zugeordneten Projekte (kommasepariert, gelöschte Projekte entsprechend markiert). Alle Spalten sind sortierbar, Standardsortierung ist das Kennzeichen aufsteigend.

Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der Tabelle auf das „⋮“-Symbol (drei Punkte) und wähle „Tabelleneinstellungen“. Dort blendest du Spalten ein/aus und passt Reihenfolge und Breite an. Im selben Menü stehen auch „Kopieren“ und „Export“ bereit.

Speicherung: Diese Einstellungen werden nur lokal auf deinem Gerät gespeichert und wirken sich nicht auf andere Admins deiner Firma oder andere Tabellen an anderer Stelle der App aus.