Bestanden in het project

Op de pagina Bestanden beheer je de centrale opslag van je projectbestanden – openbare projectbestanden, je privébestanden, evenals automatisch gegen de bestanden uit Tickets en aangemaakte Dagelijkse bouwverslagen.

Je vindt deze pagina in het projectmenu onder „Bestanden“.

Bereiken en mappen

Naast echte, door jou aangemaakte mappen, zijn er vier vaste bereiken: Openbaar (alle niet-toegewezen projectbestanden), Privé (alleen jouw eigen, niet-toegewezen bestanden), Tickets (alle bijlagen van Tickets) en Rapporten (alle bijlagen uit het dagboek van de bouw).

Wie ziet en bewerkt deze pagina

Rechten worden niet globaal, maar per map en per actie gecontroleerd. In de vaste bereiken Openbaar/Privé/lege map mag je in principe alles. In echte mappen hangen je rechten af van de vraag of er jou persoonlijk of jouw rol in de map bewerkings-, lees- of verwijderrechten zijn toegekend, of de map is vrijgegeven voor "alle medewerkers", of je de projectleider of projectmaker bent, of of jouw rol het algemene recht "map bewerken" bezit. Ontbreekt de benodigde bevoegdheid, dan zijn de betreffende symbolen uitgeschakeld of verborgen.

Mappen aanmaken, bewerken, verwijderen, verplaatsen

Via de plus-knop maak je een nieuwe map aan (buiten de vaste bereiken); de naam moet binnen de directory uniek zijn. Via het bewerkingssymbool wijzig je de titel, beschrijving, tags en de toegangsrechten (per gebruiker of rol: bewerken/schrijven/verwijderen, of volledig vrijgeven voor alle medewerkers). Via het symbool "map verplaatsen" verplaats je een map naar een andere locatie. Via het verwijdersymbool verwijder je de map na een veiligheidsbevestiging.

Als je de toegangsrechten van een map wijzigt, heeft dit direct effect op alle projectmedewerkers – wie tot nu toe mocht schrijven of verwijderen, kan dat vanaf dat moment niet meer (en vice versa), zonder dat iemand zich opnieuw hoeft aan te melden.

Bestanden uploaden

Via drag & drop of via de upload-knop upload je één of meerdere bestanden tegelijk; via het web kun je ook hele mappen uploaden (de structuur wordt hierbij automatisch als submappen aangemaakt). Op de smartphone heb je daarnaast toegang tot de camera en de fotobibliotheek. De voortgang van de upload wordt boven de lijst weergegeven.

Bestandsacties

• Hervragen – wijzigt de weergavenaam, de bestandsextensie blijft behouden.

• Verwijderen – bij meerdere versies kies je of alleen de huidige of alle versies verwijderd worden. Is een bestand gekoppeld aan een Ticket of een Dagelijks bouwverslag, dan is verwijderen in principe geblokkeerd (uitzondering: de maker mag deze binnen de eerste 24 uur nog verwijderen) – zo worden bewijsfoto's en bijlagen van rapporten beschermd tegen onbedoeld verwijderen.

• Verplaatsen – naar een andere map, of direct toewijzen aan een Ticket of Bouwtekening. Uit het bereik „Rapporten“ wordt het bestand hierbij gekopieerd in plaats van verplaatst; het origineel blijft behouden in het dagboek van de bouw.

• Downloaden – afzonderlijk, als hele map of als meervoudige selectie, respectievelijk als ZIP-archief bij meerdere bestanden.

• Categoriseren, becommentariëren, taggen – een gezamenlijk dialoogvenster met drie afzonderlijk beschermde velden: commentaar, categorie (uit de projectspecifieke categorieën) en tags. Elk veld is alleen bewerkbaar als je het betreffende recht bezit.

• Kopiëren – alleen voor bestanden die niet gekoppeld zijn aan een Ticket/een rapport.

• Delen – genereert een deelingslink voor een bestand of map die je kunt intrekken.

• Versies – bestanden met dezelfde naam in dezelfde map worden automatisch gegroepeerd als versies; je kunt elke versie afzonderlijk downloaden of verwijderen.

Meervoudige selectie

Selecteer meerdere bestanden tegelijk om ze gebundeld te verplaatsen, te downloaden, te voorzien van tags of te verwijderen. In de bereiken „Tickets“ en „Rapporten“ zijn verplaatsen en verwijderen als massale actie uitgeschakeld.

Weergaven, zoeken, filteren

Via de weergave-schakelaar kies je tussen de tabelweergave en de tegelweergave; de keuze wordt lokaal op je apparaat opgeslagen. De zoekbalk doorzoekt bestands- en mappenamen via volledige tekst. Via het filter-symbool filter je op tags, bestandstype (met snelle selectie afbeeldingen/video's/audio/documenten), maker en aanmaakperiode; het actieve filter wordt in de URL opgeslagen en is daardoor deelbaar. Een extra tag-symbool biedt snelle filtering op tags.

Tabel: Kolommen, sortering en instellingen

De tabel toont onder andere: bestandsnaam met voorbeeld, bestandsextensie, tags, geüpload door, uploaddatum, opnamedatum (bij foto's, uit EXIF), categorie, bestandsgrootte en aantal versies; in het bereik „Tickets“ aanvullend de titel en het nummer van het Ticket, in het bereik „Rapporten“ aanvullend de rapportdatum. De standaard sortering is de bestandsnaam oplopend, veel kolommen zijn sorteerbaar.

Kolominstellingen wijzigen: Klik rechtsboven in de tabel op het „⋮“-symbool (drie puntjes) en kies „Tabeellinstellingen“. Daar kun je kolommen in- of uitschakelen en de volgorde en breedte aanpassen.

Opslaan: Deze instellingen worden lokaal op je apparaat opgeslagen – apart voor elke map van dit project. Ze hebben geen invloed op andere projectmedewerkers.

PDF-bewerking: Enterprise-feature

Het direct bewerken van PDF-bestanden is alleen beschikbaar in projecten met een Enterprise-abonnement. Ben je niet de projectmaker, dan krijg je de vraag de eigenaar te vragen om een upgrade; ben je maker met een Enterprise-account, dan krijg je direct het aanbod om het project te upgraden.