Dateien im Projekt

Auf der Seite Dateien verwaltest du die zentrale Dateiablage deines Projekts – öffentliche Projektdateien, deine privaten Dateien, sowie automatisch aus Dateien aus Tickets und erstellte Tagesberichte.

Du findest diese Seite im Projektmenü unter „Dateien“.

Bereiche und Ordner

Neben echten, von dir angelegten Ordnern gibt es vier feste Bereiche: Öffentlich (alle nicht zugeordneten Projektdateien), Privat (nur deine eigenen, nicht zugeordneten Dateien), Tickets (alle Datei-Anhänge von Tickets) und Berichte (alle Anhänge aus dem Bautagebuch).

Wer sieht und bearbeitet diese Seite

Die Rechte werden nicht global, sondern pro Ordner und pro Aktion geprüft. In den festen Bereichen Öffentlich/Privat/leerer Ordner darfst du grundsätzlich alles. In echten Ordnern hängen deine Rechte davon ab, ob dir persönlich oder deiner Rolle im Ordner Bearbeiten-, Schreib- oder Löschrechte eingeräumt wurden, ob der Ordner für „alle Mitglieder“ freigegeben ist, ob du Projektleiter oder Projekt-Ersteller bist, oder ob deine Rolle das generelle Recht „Ordner bearbeiten“ besitzt. Fehlt dir das nötige Recht, sind die entsprechenden Symbole deaktiviert oder ausgeblendet.

Ordner anlegen, bearbeiten, löschen, verschieben

Über den Plus-Button legst du einen neuen Ordner an (außerhalb der festen Bereiche); Name muss innerhalb des Verzeichnisses eindeutig sein. Über das Bearbeiten-Symbol änderst du Titel, Beschreibung, Tags und die Zugriffsrechte (pro Nutzer oder Rolle: Bearbeiten/Schreiben/Löschen, oder komplett für alle Mitglieder freigeben). Über das Symbol „Ordner verschieben“ verschiebst du einen Ordner an eine andere Stelle. Über das Löschen-Symbol entfernst du den Ordner nach einer Sicherheitsabfrage.

Änderst du die Zugriffsrechte eines Ordners, wirkt sich das sofort auf alle Projektmitglieder aus – wer bisher schreiben oder löschen durfte, kann das ab sofort nicht mehr (und umgekehrt), ohne dass sich jemand neu anmelden muss.

Dateien hochladen

Per Drag & Drop oder über den Upload-Button lädst du eine oder mehrere Dateien gleichzeitig hoch; am Web kannst du auch ganze Ordner hochladen (deren Struktur wird dabei automatisch als Unterordner angelegt). Am Smartphone stehen dir zusätzlich Kamera und Bildbibliothek zur Verfügung. Der Upload-Fortschritt wird oberhalb der Liste angezeigt.

Datei-Aktionen

• Umbenennen – ändert den Anzeigenamen, die Dateiendung bleibt erhalten.

• Löschen – bei mehreren Versionen wählst du, ob nur die aktuelle oder alle Versionen gelöscht werden. Ist eine Datei an ein Ticket oder einen Bautagesbericht gebunden, ist das Löschen grundsätzlich gesperrt (Ausnahme: der Ersteller darf sie innerhalb der ersten 24 Stunden noch löschen) – so werden Nachweisfotos und Berichtsanhänge vor versehentlichem Entfernen geschützt.

• Verschieben – in einen anderen Ordner, oder direkt einem Ticket oder Plan zuordnen. Aus dem Bereich „Berichte“ wird die Datei dabei kopiert statt verschoben, das Original bleibt im Bautagebuch erhalten.

• Herunterladen – einzeln, als ganzer Ordner oder als Mehrfachauswahl, jeweils als ZIP-Archiv bei mehreren Dateien.

• Kategorisieren, kommentieren, taggen – ein gemeinsamer Dialog mit drei getrennt geschützten Feldern: Kommentar, Kategorie (aus den projektspezifischen Kategorien) und Tags. Jedes Feld ist nur editierbar, wenn du das jeweilige Recht besitzt.

• Kopieren – nur für Dateien, die nicht an ein Ticket/einen Bericht gebunden sind.

• Teilen – erzeugt einen Freigabelink für Datei oder Ordner, den du widerrufen kannst.

• Versionen – Dateien mit gleichem Namen im selben Ordner werden automatisch als Versionen gruppiert; du kannst jede Version einzeln herunterladen oder löschen.

Mehrfachauswahl

Markiere mehrere Dateien gleichzeitig, um sie gebündelt zu verschieben, herunterzuladen, mit Tags zu versehen oder zu löschen. In den Bereichen „Tickets“ und „Berichte“ sind Verschieben und Löschen als Massenaktion deaktiviert.

Ansichten, Suche, Filter

Über den Ansichtsumschalter wählst du zwischen Tabellen- und Kachelansicht; die Wahl wird lokal auf deinem Gerät gespeichert. Die Suchleiste durchsucht Datei- und Ordnernamen im Volltext. Über das Filter-Symbol filterst du nach Tags, Dateiformat (mit Schnellauswahl Bilder/Videos/Audio/Dokumente), Ersteller und Erstellungszeitraum; der aktive Filter wird in der URL gespeichert und ist damit teilbar. Ein zusätzliches Tag-Symbol bietet Schnellfilterung nach Tags.

Tabelle: Spalten, Sortierung und Einstellungen

Die Tabelle zeigt unter anderem: Dateiname mit Vorschau, Dateiendung, Tags, Hochgeladen von, Hochladedatum, Aufnahmedatum (bei Fotos, aus EXIF), Kategorie, Dateigröße und Anzahl Versionen; im Bereich „Tickets“ zusätzlich Ticket-Titel und -Nummer, im Bereich „Berichte“ zusätzlich das Berichtsdatum. Standardsortierung ist der Dateiname aufsteigend, viele Spalten sind sortierbar.

Spalteneinstellungen ändern: Klicke oben rechts in der Tabelle auf das „⋮“-Symbol (drei Punkte) und wähle „Tabelleneinstellungen“. Dort blendest du Spalten ein/aus und passt Reihenfolge und Breite an.

Speicherung: Diese Einstellungen werden lokal auf deinem Gerät gespeichert – getrennt für jeden Ordner dieses Projekts. Sie wirken sich nicht auf andere Projektmitglieder aus.

PDF-Bearbeitung: Enterprise-Feature

Das direkte Bearbeiten von PDF-Dateien steht nur in Projekten mit Enterprise-Abo zur Verfügung. Bist du nicht der Projekt-Ersteller, wirst du gebeten, den Eigentümer um ein Upgrade zu bitten; bist du Ersteller mit einem Enterprise-Account, bekommst du direkt das Angebot, das Projekt hochzustufen.